Уходим в отрыв. Построение эффективной компании

Этот вид совещаний способствует формированию культуры ответственности и прозрачности. Мы проводили их в компании, которую я строил в конце 90-х. Ежеквартально каждое бизнес-направление должно было презентовать:

— достижения за предыдущий квартал;

— показатели и пояснения к ним;

— план по повышению показателей и реализации проектов в следующем квартале.

Все представали перед высшим руководством компании и главами бизнес-направлений. Это напоминало экспертную оценку. Атмосфера была напряженной, но позитивной. Помимо всего прочего, необходимость выступать перед руководством выявляет лидеров среди сотрудников.

Распределение прибыли: ежемесячно

Понятно, что распределение прибыли нравится всем, но сотрудники должны ее заработать и относиться к ней так же, как и владельцы. Как этого достичь? Раз в месяц собирайте всех сотрудников и изучайте с ними отчет о прибылях и убытках. Вы должны вместе искать способы, как заработать больше денег и как их сэкономить. Я усвоил это правило двадцать лет назад, когда руководил компанией, занимавшейся малярными работами. Я взял к себе на работу девятерых друзей и в какой-то момент понял, что наши отношения испортились Им казалось, что все деньги получаю я Но ведь я даже не начал их еще получать! Они знали, какие у меня доходы, но понятия не имели о расходах, а следовательно, мои прибыли казались им выше, чем были на самом деле. Когда я стал показывать им, что пока не получаю прибыли, они испугались и за меня, и за себя и подумали: «Черт, если мы не заставим этого парня немного улучшить показатели и не поможем больше экономить и выйти в плюс, не пройдет и года, как мы останемся без работы».

Если вы управляете очень успешным и прибыльным бизнесом, нет смысла это скрывать. Как-то раз я беседовал с владельцем компании из Лас-Вегаса, которого беспокоило, что его подчиненные знали, сколько он зарабатывает. «Старик, — сказал я, — они и так знают, что ты богат! У подъезда тебя ждет двенадцатиметровый лимузин, я уж не говорю о твоих частных самолетах. Они всё понимают!»

Дайте сотрудникам процент прибыли и пронаблюдайте, насколько больше вы начнете зарабатывать.

Вот общие рекомендации для проведения собрания по распределению прибыли.

— Сделайте его ежемесячным.

— Чтобы сотрудники заработали свою долю прибыли, они обязаны присутствовать на каждом таком собрании, если их отсутствие не вызвано уважительной причиной (отпуском или командировкой).

— Раздайте копии отчета о прибылях и убытках в начале собрания, а после него соберите и пропустите все бумаги через шредер.

— Назначьте ответственных сотрудников за анализ каждой конкретной статьи расходов других отделов и за предоставление отчета по ней на собрании Один человек должен отчитываться только за одну строку: например, сотрудник отдела маркетинга может три-шесть месяцев анализировать расходы всей компании на телефонные переговоры, а кто-нибудь из отдела IT будет разбираться с затратами на командировки.

— На каждом таком собрании знакомьте сотрудников с финансовыми понятиями (от одного до трех за один раз): например, дайте определение терминам «маржа», «прибыль до уплаты налогов и процентов» и т. д., показывайте им соотношение этих категорий, балансовые отчеты и прочее.

— Обдумайте вариант, когда доля прибыли и бонусы распределяются между сотрудниками два-три раза в год.

ЕОС: еженедельно

Еженедельные встречи необходимы, чтобы держать всех в курсе событий и одинаково понимать ситуацию. Для меня оказался весьма эффективным «еженедельный обзор сделанного», или ЕОС Это полуторачасовая встреча, которая проводится внутри каждого отдела.

За первые полчаса все сотрудники должны ответить на вопросы:

— Что у меня получилось на этой неделе?

— С чем возникли проблемы?

— Над какими задачами я собираюсь работать на следующей неделе?

Если следовать этой простой системе еженедельно, действия каждого члена команды будут согласованы с действиями остальных.

Следующие полчаса команда обсуждает показатели своего отдела. Сотрудники осознают, что, поскольку результаты их работы вскоре лягут на стол руководства компании, им следует продумать ответы на вопросы прежде, чем им эти вопросы зададут.

Последние полчаса группа пытается решить отдельные проблемы, которые перед ней стоят. Все работают сообща, делятся опытом и идеями в стремлении помочь коллегам.

По мере роста численности персонала руководство начнет устраивать собственные ЕОСы, а после них встречи будут проходить для сотрудников отделов.

Совещания по стратегии: еженедельно

Совещания с руководством, на которых обсуждаются возможности и перспективы на ближайшие три-шесть месяцев, формируют у сотрудников стратегическое мышление Благодаря данному виду совещаний у команды появляется время подумать о будущем, на что часто не хватает времени из-за неотложных повседневных забот.

Постановка и анализ целей: еженедельно