Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Временные характеристики жизненных циклов различных носителей информации имеют физическую природу, носят общий характер и не связаны напрямую со спецификой деятельности организаций. Поэтому требования или рекомендации по применению определенных типов носителей информации (в частности, электронных, что сегодня особенно важно), исходя из предполагаемых сроков хранения создаваемых документов, необходимо устанавливать на уровне государственного регулирования (имея в виду прежде всего органы государственной власти и другие организации, для документации которых нормативно определены длительные сроки хранения). Этот вывод вполне соотносится с охарактеризованной выше концепцией «континуума документов».

Реализацию стадии обращения документа, в ходе которой происходит его физическое перемещение, обеспечивают средства передачи документов (СПД), диапазон которых расширяется (курьерская доставка, почта, телеграф, телекоммуникационные каналы и др.). В условиях применения электронных документов формируется достаточно сложная инфраструктура обмена документами. СПД также могут оказывать влияние на продолжительность ЖЦД. Так, если выбранное СПД не обеспечивает своевременную передачу документа, то требуемые действия также могут потерять актуальность, так как изменится управленческая ситуация. Соответственно фаза активного нахождения документа в обращении будет сокращена. Но это не скажется на сроках оперативного и архивного хранения документов и продолжительности ЖЦД в целом. Если же СПД не обеспечило физическую доставку документа (т. е. произошла его утрата), то на этом ЖЦД будет завершен либо должна быть осуществлена повторная доставка дубликата документа или его копии. Применение современных технологий электронного документооборота позволяет добиться гарантированной доставки.

Стадия хранения документа обеспечивается применением средств хранения документа (СХД). По мере расширения применения документов на технических носителях информации, в том числе электронных документов, возрастает влияние жизненного цикла средств хранения документа (связанного с жизненным циклом поколений техники) на ЖЦД. На стадии хранения вновь может возникать проблема конверсии и миграции документов, т. е. перевода на другой носитель и другие средства хранения.

Таким образом, продолжительность жизненного цикла документа можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации (его контента, от англ. «content», содержание), а также жизненных циклов носителя информации и средств хранения документа:

ЖЦД = ƒ (ЖЦИ, ЖЦН, ЖЦСХД),

где ЖЦИ – период востребованности (жизненный цикл) информации; ЖЦН – жизненный цикл носителя информации; ЖЦСХД – жизненный цикл средств хранения документа.

Жизненный цикл документа протекает в трех средах: физической среде (с которой связан носитель информации), информационной среде (в которой документ связан с другими информационными объектами, в том числе другими документами и метаинформацией) и социальной среде (с которой связаны информационные потребности общества или человека и в которой происходит использование документа). Информационная среда объединяет физическую и социальную среды и частично принадлежит каждой из них. Именно факторы социальной среды определяют состав и структуру информационной среды в соответствии с имеющимися и потенциальными информационными потребностями, предполагаемый (планируемый) и реальный период востребованности информации, содержащейся в документах, а в совокупности с факторами физической среды влияют также на продолжительность жизненного цикла отдельных документов или их комплексов.

Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):

проект документа;

официальный документ (подлинник, подписанный экземпляр);

заверенные копии официального документа;

опубликованный официальный документ;

не имеющие юридической силы копии документа.