Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Рассмотренные стадии ЖЦД характеризуют существование подлинного документа. Это обстоятельство является очевидным для архивистов, обеспечивающих хранение именно подлинников. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы). Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии [39]. Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документацией в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным. В принципе публикацию документа, создание электронной копии бумажного документа, создание фонда пользования (на различных носителях) документов, находящихся на архивном хранении, условно можно считать ответвлениями стадий обращения, хранения и уничтожения. Но полного представления о формах существования документа с учетом его копий простое перечисление стадий ЖЦД не дает.

Более детально формы и динамика существования документа характеризуются процессами документооборота. Однако документооборот охватывает не полностью весь ЖЦД, а только до охарактеризованной выше фазы покоя, соответствующей архивному хранению документов.

В традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов (после чего происходит их оформление в дело) или отправка внешнему корреспонденту. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141—98: «Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [34]. В несколько скорректированном виде это определение вошло в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.), где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [20]. При этом подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».

По нашему мнению, в современных условиях при использовании возможностей электронного документооборота границы понятия «документооборот» расширяются:

во-первых, документооборот выходит за пределы одной организации (подробно это обстоятельство рассматривается в гл. 2, 3 и 5);

во-вторых, если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес-процессами), то в процесс документооборота следует включать не только момент создания документов (т. е. придания юридической силы), но и всю стадию создания документов, начиная с подготовки проектов (т. е. с начала ЖЦД);

в-третьих, завершение исполнения отдельного документа не обязательно завершает процесс его документооборота, так как в течение некоторого времени он может быть востребован при подготовке других связанных с ним управленческих решений и документов (т. е. будет находиться в «полуактивном» состоянии); поэтому завершением процесса документооборота целесообразно считать как завершение «дела» как в смысле разрешения управленческой ситуации, с которой связано создание комплекса документов, так и окончание формирования дела с точки зрения делопроизводства;

Кроме того, важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [82, с. 24]. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.