Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Специфические черты управленческой коммуникации в значительной мере определяются функциями управления, необходимостью информационного воздействия на получателей информации для решения конкретных управленческих и производственных задач. Формы управленческих коммуникаций многообразны: служебная переписка, совещания, переговоры, беседы по телефону, презентации и др. Как известно, руководители различных рангов тратят не менее половины (а иногда даже до 80–90 %) рабочего времени на различные коммуникации. По этой причине один из наиболее авторитетных теоретиков менеджмента Г. Минцберг из десяти выделенных им ролей руководителя три роли относит к сфере коммуникации (получение и распространение письменной и устной управленческой информации, представительство во внешней среде), а остальные – к межличностному управленческому взаимодействию (лидерство и мотивация персонала) и принятию решений [119, с. 193–204; 159, с. 37]. Управленческий документооборот следует рассматривать как одну из главных форм управленческой коммуникации, исходя из того, что основным носителем информации в сфере управления является документ.

Основные признаки классификации управленческих коммуникаций и соответствующие им виды коммуникаций представлены в табл. 2.

Таблица 2

Классификация управленческих коммуникаций

Рассмотрим приведенные характеристики, имеющие значение для анализа управленческого документооборота, более подробно.

Так, форма передачи сообщения лежит в основе деления коммуникаций на вербальные (словесные, речевые), невербальные (мимика и жесты, звуки, запахи, тактильные ощущения) и письменные, под которыми будем понимать коммуникации, основанные на записи слов или символов на различных носителях информации. В современных условиях к письменной коммуникации следует отнести не только ее традиционную форму, основанную на использовании бумаги как носителя информации, но и новые формы, основанные на применении электронных и других носителей. Документальная коммуникация представляет собой разновидность письменной, при этом документ является официальным средством передачи информации (сообщения).

В зависимости от того, осуществляется ли непосредственное взаимодействие между участниками коммуникации или нет, различают непосредственную и опосредованную коммуникацию. Документальная коммуникация носит опосредованный характер, так как взаимодействие между ее участниками осуществляется путем создания и обращения документов.

Для управленческого документооборота принципиально важна классификация коммуникаций на формальные и неформальные. Требования к формальным коммуникациям в первую очередь относятся к письменным, документальным коммуникациям, но могут затрагивать и устные. Соответствующие правила и ограничения устанавливаются нормативными актами и другими регламентирующими документами, в том числе издаваемыми руководством организации. Управленческий документооборот относится к формальным коммуникациям. Неформальные коммуникации не регламентированы, носят преимущественно межличностный характер, соответственно потребность в коммуникации, а также формы общения целиком зависят от желаний и воли ее участников.

Формальные основы коммуникации в сфере управления связаны со следующими особенностями:

содержание коммуникации носит предметно-деловой характер;

обязательность коммуникации (независимо от симпатий и антипатий ее участников);

соблюдение должностных обязанностей и прав, субординации и делового этикета;

взаимозависимость участников деловой коммуникации в достижении конечного результата;

контроль коммуникативного взаимодействия [127, с. 9—11].

С учетом рассмотренных характеристик можно охарактеризовать управленческий документооборот как формальную, письменную (документальную), опосредованную деловую коммуникацию.

Классификация управленческих коммуникаций на внутренние и внешние связана с понятиями внутренней и внешней среды организации, которые в теории менеджмента относятся к числу ключевых. Факторы внутренней среды в той или иной степени поддаются управлению. Факторы внешней среды оказывают воздействие на деятельность организации, при этом они не поддаются прямому управлению, но в той или иной степени находятся под влиянием организации. Соответственно внешние и внутренние коммуникации организации различаются по степени управляемости. Документооборот следует рассматривать как регулируемую коммуникацию.