Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Технический уровень проблем коммуникации в современных условиях для управленческого документооборота, на наш взгляд, следует рассматривать более широко, т. е. как организационно-технологический. Это связано с применением не просто различных технических средств и каналов передачи сообщений, но также и человекомашинных технологий и организационных структур, обеспечивающих передачу и прием информации. Например, использование электронной цифровой подписи для контроля целостности и аутентификации передаваемого сообщения связано не только с применением соответствующих технических средств и соблюдением определенных процедур работы, но и с деятельностью специальных организаций – удостоверяющих центров.

Проблемы повышения эффективности коммуникации связаны не только с наличием различных помех (коммуникационных барьеров) и их преодолением. В рамках психологического подхода в качестве элемента модели социальной коммуникации и зарубежные, и отечественные специалисты выделяют особенности конкретной ситуации, ее «контекст», т. е. конкретные содержательные условия осуществления коммуникации, которые влияют на восприятие информации [52, 152].

Учет как психологических факторов, так и других особенностей конкретной ситуации исключительно важен для принятия управленческих решений и осуществления управленческих коммуникаций. Например, в условиях быстро развивающейся кризисной ситуации важны не только содержание управленческой коммуникации, но и выбор канала передачи информации, обеспечение оперативной обратной связи. Если передаваемый управленческий документ будет получен с опозданием, то за это время конкретная ситуация может измениться и для отправителя, и для получателя.

С учетом рассмотренных позиций базовая модель документальной коммуникации может быть представлена следующим образом (рис. 4).

Приведенные в этой модели взаимосвязи носят линейный характер и являются общими для традиционных видов документальной коммуникации (и межличностной, и управленческой). Вместе с тем в условиях применения современных технологий управленческого документооборота модель коммуникации приобретает более сложный и разветвленный вид. Как отмечено Н.А. Кузнецовым, Н. Л. Мусхелишвили и Ю.А. Шредером, «сегодня можно даже в технических системах найти весьма изощренные схемы информационного взаимодействия, гораздо более сложные, чем классическая схема управления по Винеру с петлей обратной связи» [133, с. 83]. Каналы коммуникации также усложняются: применение электронного документооборота предполагает наличие специальной информационно-коммуникационной среды и соответствующей инфраструктуры.

Рис. 4. Базовая модель документальной коммуникации

В качестве средства передачи информации в документальной коммуникации выступают документы, изготовленные на различных носителях информации. В связи с коммуникативной функцией документа полагаем уместным здесь упомянуть одно из определений понятия «документ», которое было включено в ранее действовавший ГОСТ 16487—83: «Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, и рассчитанный на ее передачу в пространстве и во времени» [30]. Согласно этому определению, документальная коммуникация как форма опосредованной коммуникации совершается:

во-первых, в пространстве, т. е. осуществляется передача документа получателю, находящемуся от отправителя на некотором, может быть даже очень большом, расстоянии;

во-вторых, во времени, которое может также иметь различную длительность.

К примеру, под коммуникацией во времени может пониматься как требуемое время доставки документа, которое может исчисляться минутами, часами, днями, так и время обращения к архивному документу, которое может состояться спустя столетия. Для управленческого документооборота одна из главных задач – минимизировать время доставки документа.

Элементами документальной коммуникации, играющими важную роль в управленческом документообороте, являются также кодирование и декодирование сообщений, под которыми понимается использование конкретных языковых средств, способов и форм представления информации, а также применение, при необходимости, специальных средств шифрования и других криптографических средств.

В качестве участников управленческого документооборота (далее для упрощения будем также употреблять понятие «документооборот») выступают:

автор документа – организация, должностное лицо или физическое лицо, создавшее документ;

отправитель – им может быть как сам автор документа, так и лицо (либо подразделение или специальная служба доставки), уполномоченное организовать и осуществить передачу документа;

адресат – организация, должностное лицо или физическое лицо, которым предназначен передаваемый документ;

получатель – им может быть сам адресат и/или лицо (либо подразделение), уполномоченное осуществить прием переданного документа.