Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

4. В процессе коммуникации необходимо поддерживать связи с информационной средой, в которой осуществляется жизненный цикл документов (бумажных, электронных), прежде всего с системами регистрации и поиска документов, комплексом метаданных документов, обеспечивая тем самым официальный характер коммуникации и информационные потребности участников процесса управления.

2.2. Современные средства коммуникации и их влияние на управленческий документооборот

В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности, включая все формы управленческой коммуникации и документооборот. Эти изменения, связанные с применением все более совершенных информационно-коммуникационных технологий, носят глобальный характер и рассматриваются как проявления современной информационной революции.

В качестве предшествующих информационных революций можно выделить:

первую – изобретение письменности (т. е. создание самой возможности документирования);

вторую – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третью – началась во второй половине XIX в. и продолжилась в ХХ в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертую – началась в середине ХХ в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [101, 126].

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развитие рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [111].

Социальные последствия современной информационной революции являются столь многогранными, что для их рассмотрения и решения возникающих проблем приходится оперировать категориями «информационное общество» и «информационная глобализация».

Обратимся к любопытным примерам, приведенным в фундаментальной работе А.И. Смирнова [180, с. 8–9]. Так, по некоторым оценкам за 50 тысяч лет существования человечества сменилось порядка 1600 поколений. Из них последние 800 применяют огонь, 150 осуществляют связь поколений с использованием письменности (в том числе 12 – через печатное слово), 2 владеют атомной энергией, телевидением, лазерами, антибиотиками. И только одно, нынешнее поколение применяет персональные компьютеры, космические технологии, телекоммуникацию.

Добавим к этому, что именно нынешнему поколению довелось на практике решать задачу внедрения и применения электронного документооборота.

Значение автоматизации документооборота в комплексе перспективных задач совершенствования управленческой деятельности отмечалось еще академиком В.М. Глушковым, идеи которого об автоматизации процессов управления предвосхитили будущее [92]. В начале 1980-х гг. предполагаемые компоненты «электронного офиса» («электронного учреждения») обсуждались зарубежными и отечественными специалистами [86]. Вместе с тем уровень развития современных информационных технологий создает гораздо большие, чем это виделось прежде, возможности для совершенствования управленческих коммуникаций и системы управления в целом.

Возможности современных информационно-коммуникационных технологий могут быть проиллюстрированы следующим примером [180, с. 20]. Полвека назад для того, чтобы переслать 30 страниц текста на расстояние 5000 км потребовалось бы примерно 10 дней, оплата услуг почтовой связи при этом составила бы около 30 долларов. Двадцать лет тому назад выполнение этой задачи с использованием телефакса заняло бы около часа и стоило бы 50 долларов. При использовании современных высококачественных сетей передачи данных на это потребуется около 3 секунд, а затраты составят около 3 центов.