Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Приказное делопроизводство (с конца XV в. до конца XVII в.), выделение делопроизводства как сферы деятельности в государственных учреждениях, которое в этот период основывалось главным образом на традициях и обычаях. Тем не менее в XVII в. в приказах как учреждениях выработались определенные нормы оформления документов и технология их прохождения [109, с. 22–23].

Коллежское делопроизводство (от Генерального регламента 1720 г. до начала XIX в.) в коллегиях как высших органах государственного управления, учрежденных Петром I, отличалось четкой регламентацией документирования работы коллегий и порядка работы с документами вплоть до их сдачи в архив [114, с. 22–23]. Предусмотренное Генеральным регламентом применение журнальной формы регистрации документов, а также деление документов на «входящие» и «исходящие» сохранилось в управленческой практике вплоть до настоящего времени.

Канцелярское (министерское) делопроизводство (от закона 1811 г. «Общее учреждение министерств» до октябрьской революции 1917 г.). В начале ХК в. в России проводится реформа центральных органов государственного управления, связанная с созданием министерств. В рамках этой реформы был проведен новый этап регламентации делопроизводства, при этом в учреждениях создавались специальные структурные подразделения – канцелярии, в которых было сосредоточено все «письмоводство» [145, с. 12]. Кроме того, был введен контроль исполнения документов, который также существует в современной практике отечественного управления и делопроизводства.

Порядок, установленный для аппарата министерств, проецировался на деятельность других учреждений и органов местного управления. Потенциал этой реформы делопроизводства во второй половине Х!Х в. стал уменьшаться. Связано это было, как мы выше отмечали, с началом третьей информационной революции, а также развитием капиталистических предприятий.

Промышленное предпринимательство в России начало активно развиваться в ходе реформ Петра I. К концу XIX в. предпринимательство уже охватывало различные сферы. Создавались акционерные кампании, коммерческие банки, развивались идеи предпринимательского управления. Сложилось многообразие организационных форм управления в центре и на местах, нередко затруднявшее централизованное государственное управление [190, с. 93]. Поэтому стал формироваться и усиливаться интерес к рационализации документооборота и делопроизводства в рамках организаций и предприятий. Помимо внедрения новых средств коммуникации и подготовки документов апробировались различные организационные формы ведения делопроизводства: не только централизованная, но и децентрализованная, а также смешанная. Это позволяло более оперативно организовать работу с документами при развитой структуре управления.

Обратим внимание на то, что на этапах ранних форм документооборота работа с документами являлась частью решения тех вопросов, которым они посвящены. Это подтверждает само понятие «делопроизводство», возникшее примерно в XVII в. и означавшее «дело производить» (т. е. делать дело), иными словами – решать вопрос по существу [135, с. 13].

Позже сформировалась российская управленческая традиция, подкреплявшаяся, с одной стороны, процессами бюрократизации, а с другой – необходимостью применять технические средства оформления документов (пишущие машины), поручать выполнение технической работы и технологических процедур (регистрация документов, формирование их в дела) работникам канцелярии. А должностное лицо, выполняющее содержательную работу с документом, от «бумажной» работы освобождалось. Такой подход закрепился более чем на два столетия, т. е. вплоть до последнего времени, когда стали применяться персональные компьютеры.

Важно отметить, что еще в дореволюционной России началось формирование административного делопроизводства (связанного с административной, организационно-распорядительной документацией) и специальных систем документации и делопроизводства, связанных с реализацией отдельных управленческих функций (например, управление кадрами, финансовой деятельностью и др.) [110].

После Октябрьской революции 1917 г. советской власти в условиях национализации предприятий пришлось решать задачи организации управления на новых принципах. При этом использовались идеи Ф. Тейлора, А. Файоля, а также представителей классической административной школы управления.