Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В 1920—1930-е гг. в советской России наблюдался всплеск управленческой мысли, связанный с поиском эффективных форм управления социалистическими предприятиями и деятельностью государственного аппарата. Основные идеи советских ученых (А.К. Гастева, П.М. Керженцева, А. А. Богданова, Н.А. Витке, Е.Ф. Розмирович и др.), а также результаты исследовательской и практической работы в сфере организации управленческой деятельности, делопроизводства и документооборота получили подробное освещение в литературе [130, 140]. В рамках предмета настоящей книги отметим деятельность Института техники управления (ИТУ). Институтом проводилась масштабная исследовательская и практическая рационализаторская работа, результатом которой стала разработка проекта «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.), являвшихся попыткой регламентации работы с документами на государственном уровне [141, с. 20]. Институтом техники управления были заложены основы формализации документооборота и методика его анализа.

К числу интересных, но неудачных проектов ИТУ может быть отнесена попытка внедрения в широких масштабах безрегистрацион-ной системы делопроизводства, условием которой являлось соблюдение продуманной системы классификации и хранения документов. На наш взгляд, в условиях применения современных информационных технологий эти идеи могут получить новое наполнение. Кроме того, предлагавшаяся руководством и специалистами ИТУ «производственная трактовка» управленческих процессов в ряде своих черт соотносится с современным процессным подходом к управлению.

Помимо деятельности Наркомата рабоче-крестьянской инспекции и ИТУ важно отметить развернутую под ее влиянием ведомственную рационализацию 1920—1930-х гг., когда работа по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства велась практически во всех отраслях и являлась важным источником формирования отечественной управленческой мысли. Изучение опыта ведомственной рационализации 1920—1930-х гг. представляло значительный интерес для современных исследований теоретических и практических проблем документоведения и архивоведения [64, 144, 145, 161].

Таким образом, в нашей стране сформировалось два уровня работы по совершенствованию делопроизводства и документооборота – государственный и ведомственный. Ведомственное регулирование делопроизводства и документооборота осуществлялось и на последующих этапах. Что касается регулирования делопроизводства на межведомственном уровне, то этим до середины 1960-х гг. в основном занимались архивные органы [134].

Исключительно важным для современного делопроизводства и документооборота стал период со второй половины 1960-х до конца 1980-х гг., когда проводилась активная работа по унификации и стандартизации делопроизводства и документооборота, велась работа над созданием государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

После издания ЕГСД, ГОСТ на организационно-распорядительную и другие системы документации работа в ведомствах по упорядочению делопроизводства приобрела новую основу. Применение общесоюзных норм позволило в 1970—1980-е гг. продолжить работу по регламентации делопроизводства на уровне ведомственных и локальных нормативных актов, в том числе издания стандартов предприятий (СТП) как по вопросам оформления отдельных категорий документов, так и по процедурам их подготовки и документооборота [128, 148]. В ряде ведомств и организаций работа проводилась с использованием методов организационного проектирования [117]. В этот же период создавались первые системы автоматизации делопроизводственных процессов, прежде всего для регистрации и контроля исполнения документов в центральных аппаратах министерств (к примеру, в отраслях электротехнической промышленности, материально-технического снабжения и др.) [51, 53, 81].

Таким образом, в плане развития форм документооборота в советский период выделим следующие основные этапы:

становление советского делопроизводства и документооборота, поиск новых форм документооборота и организации работы аппарата государственного управления;

неунифицированное делопроизводство советских учреждений, организаций и предприятий;

унификация, стандартизация, механизация и автоматизация делопроизводства и документооборота в связи с задачами совершенствования управления экономикой.

Подчеркнем, что в этот период в нашей стране был накоплен уникальный опыт организации традиционного бумажного документооборота как в плане его методологического и методического обеспечения, формирования государственной системы документационного обеспечения управления, так и в отношении масштабов работы по рационализации документооборота (огромное число учреждений, организаций и предприятий, находившихся в собственности государства, и, соответственно, гигантское количество создававшихся документов).