Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Сфера государственного регулирования ДОУ с начала 1990-х гг. существенно сузилась по сравнению с предыдущим периодом, когда действовали обязательные к применению государственные стандарты на ряд унифицированных систем документации, активно использовались (хотя имели статус методических документов) основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) [43], а затем Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [44]. Сфера действия этих документов распространялась на все учреждения, организации и предприятия.

В настоящее время государственное регулирование ДОУ в России в основном распространяется на государственные учреждения. При этом вопросы документации и документооборота затрагиваются в достаточно большом числе законодательных и нормативных актов. Отметим, что статьей 5 Федерального закона Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусмотрено вхождение электронных документов (наряду с другими архивными документами независимо от способа создания и вида носителя) в состав Архивного фонда Российской Федерации [4]. Однако ключевые законодательные и нормативные акты, определяющие требования к электронным управленческим документам, организации их обращения и хранения, пока не приняты и актуальность их издания сохраняется.

Вопросы регламентации электронного документооборота нельзя решать в отрыве от общей проблематики организации документооборота. Традиционный документооборот также нуждается в регламентации и регулировании. Как подчеркивает М.В. Ларин, «необходим единый закон о документационном обеспечении управленческой деятельности, в котором будут урегулированы и вопросы электронного документооборота» [142, с. 24].

Правовые нормы по отдельным вопросам документирования и обращения документов в различных сферах управленческой и хозяйственной деятельности содержатся в Гражданском кодексе Российской Федерации, федеральных законах «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О бухгалтерском учете» и т. п.

Проблематика документооборота, в том числе электронного, вследствие объективной потребности регулирования этой сферы затрагивается в ряде изданных в последние годы законодательных и нормативных актов.

Основополагающий характер имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Особо отметим употребление в тексте этого Федерального закона понятия «документооборот» как объекта правового регулирования. В статье 11 данного федерального закона записано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» [6]. Отметим, что в ранее действовавшем Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» [1] требования к регламентации документооборота не содержались.

Важнейшее значение для документирования управленческой деятельности в электронной форме и для осуществления электронного документооборота имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [3]. Этот закон призван обеспечить правовые условия использования ЭЦП. В качестве условий определены: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП; подтверждение подлинности ЭЦП в электронном документе; использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В настоящее время идет работа над проектом нового закона об электронной подписи, при этом предлагается выделить три вида электронной подписи (простая, усиленная и квалифицированная). Иными словами, помимо ЭЦП предусматривается применение и других аналогов собственноручной подписи.

Расширение применения современных электронных технологий не только в государственных и негосударственных организациях, но и гражданами для их собственных нужд послужило мотивом включения в Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» положений, предусматривающих электронную форму обращений граждан (например, возможность направить обращение по электронной почте) [5].

Важная роль при его принятии отводилась Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», имеющему принципиальное значение при применении информационных систем и технологий, предусматривающих накопление и обработку персональных данных [7].