Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Для организации документооборота, в том числе электронного, и построения систем хранения документов может также использоваться ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» [40]. Среди других государственных стандартов этой серии выделим ГОСТ Р 7.70—2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» [36].

Важно отметить, что в последние годы на международном уровне возрастает практический интерес к подготовке стандартов в сфере управления документацией, что связано с объективными потребностями регламентации вопросов организации работы с традиционными и электронными документами как для бизнеса, так и для задач государственного управления [206–209]. В настоящее время ведется подготовка серии международных стандартов, посвященных системе управления документами (Management system for records) [194]. Издание этих стандартов может оказать весьма серьезное влияние на дальнейшее регулирование этой сферы деятельности и в нашей стране.

Кроме названных, для расширения применения современных электронных технологий в сфере документооборота и стандартизации используемых подходов представляют интерес государственные стандарты серии «Информационная технология». Например, ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» и ГОСТ Р 52294—2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» [37, 38].

Подтверждением важности регламентации процессов внешнего документооборота, в том числе межведомственного, обеспечения информационного взаимодействия различных организаций и предприятий в условиях применения технологий электронного документооборота является то, что в настоящее время ведется подготовка государственного стандарта «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Требования к электронным сообщениям», не имеющего зарубежных аналогов. Первая редакция проекта данного ГОСТ, предусматривающего требования к электронным сообщениям (их формату, составу и содержанию) при взаимодействии систем электронного управленческого документооборота, уже опубликована в Интернет на официальном сайте [168].

Кроме указанных, выделим также государственные стандарты, не относящиеся непосредственно к ДОУ, но содержащие требования к обеспечению информационной безопасности и защиты информации, в том числе в сфере электронного документооборота (например, [32, 33]).

Итак, к настоящему времени сложились следующие уровни государственного регулирования ДОУ и документооборота:

1. Законодательные нормативные акты по вопросам документирования, применения информационных технологий и электронных документов, в том числе в конкретных социально-экономических отношениях и областях регулирования.

2. Нормативные акты, изданные Правительством Российской Федерации, по вопросам организации делопроизводства и документооборота в федеральных органах власти, расширения применения информационных технологий, развития «информационного общества» и формирования «электронного правительства».

3. Нормативные акты межотраслевого характера, изданные федеральными органами исполнительной власти, устанавливающие требования к отдельным видам документов и порядку их обращения.

4. Государственные стандарты, в том числе разработанные на основе международных, по вопросам управления документацией и электронного обмена информацией.

Хотя уровни регламентирующих документов в основном определились, на каждом из этих уровней остаются нерешенные вопросы перехода от бумажного к электронному документообороту. Расширение применения электронных документов в сфере управления и необходимость устранить возникшие в последнее время пробелы в нормативной базе ДОУ и документооборота обусловливают потребность в дальнейшем совершенствовании государственного регулирования этой сферы управленческой деятельности.

В настоящее время требуется регламентация более широкого круга вопросов документооборота, чем тот, который охватывался традиционным делопроизводством. В определенной мере этому препятствуют устаревшие взгляды на документооборот.

По нашему мнению, необходимо государственное регулирование ряда принципиальных вопросов документооборота как формы коммуникации между организациями, звеньями и ступенями управления, гражданами. Иными словами, в условиях применения технологий электронного документооборота в первую очередь нуждаются в регламентации на государственном и межведомственном уровне вопросы внешнего документооборота, в том числе определение субъектов документооборота и установление требований к оформлению и передаче официальных электронных документов.