Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В частности, важной сферой является регулирование электронного документооборота не только в системе органов государственной власти и местного самоуправления, но и в сфере предпринимательской деятельности. Вопросы электронного документооборота при взаимодействии юридически равных субъектов привлекают к себе внимание правоведов [165, 198]. При этом важно учитывать зарубежный опыт. На наш взгляд, следует согласиться с мнением, что «… законодательное регулирование электронного документооборота между участниками рынка должно основываться на принципе свободы договора и автономии воли сторон и касаться основополагающих аспектов, а также тех вопросов, которые не могут быть урегулированы самими участниками правоотношений» [198, с. 29]. Иными словами, важно иметь в виду существование договорной формы регулирования электронного документооборота между равными субъектами, а государственное регулирование (не только законодательное, но и на основе других нормативных актов, ГОСТ) должно создавать для этого правовую основу. Однако определение состава основополагающих аспектов, составляющих область государственного регулирования, и их приоритетов является непростой задачей.

С учетом того, что современный документооборот представляет собой сложную формальную опосредованную коммуникацию, необходимо его моделирование, позволяющее более системно подходить к регулированию электронного документооборота как на государственном уровне, так и на уровне отдельных организаций.

Часть вопросов организации и технологии документооборота составляет область корпоративного регулирования ДОУ, которое должно дополнять формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности того или иного учреждения или предприятия, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур. Именно этим, а вовсе не только недостаточным уровнем государственного регулирования этой сферы определяется значение корпоративного регулирования ДОУ и документооборота.

Используемое понятие «корпоративное регулирование ДОУ» является относительно новым.[3] По мнению автора, понятие «корпоративное регулирование ДОУ» отвечает социально-экономическим преобразованиям в нашей стране за почти два десятилетия, с которыми по времени совпали принципиально новые возможности информационных технологий. Корпоративное регулирование ДОУ созвучно понятиям, вошедшим в современную практику менеджмента: корпоративное управление, корпоративные информационные системы, корпоративная культура [68, 70]. В современных условиях для развития корпоративного регулирования ДОУ в нашей стране имеется солидная база – опыт ведомств и предприятий, накопленный в предшествующий период.

В настоящей книге понятие корпоративного регулирования ДОУ используется в широком смысле применительно:

к отдельному учреждению, предприятию или организации с достаточно развитой организационной структурой;

к группе предприятий, объединенных отношениями собственности или корпоративными соглашениями;

к ведомству.

Корпоративное регулирование ДОУ имеет особое значение для ведомств и организаций с развитой иерархической и территориальной структурой, поскольку большое число подразделений и сотрудников требует проведения на корпоративном уровне унификации документационных процессов и закрепления корпоративных норм в локальных нормативных актах.

Практически в каждой организации проявляются «центростремительные» и «центробежные» тенденции, связанные как с закреплением правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил. Под влиянием многих одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (в том числе квалификации работников, проявлений корпоративной культуры, возможных субкультур и контркультур, индивидуальной управленческой культуры работников) существует постоянная необходимость оптимизировать состав применяемых методов и приемов работы, устранять устаревшие и неэффективные [66].

В системе корпоративного регулирования ДОУ можно выделить следующие основные элементы:

издание регламентирующих документов;

организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;

работа с персоналом и корпоративная культура.

Корпоративное регулирование ДОУ призвано создать систему работы с документами в организации, учитывающую особенности документирования ее деятельности, характеристики структуры, персонала, технической базы, а также управленческие традиции и другие существенные факторы. В условиях применения современных информационных технологий к этому добавляется задача сопряжения традиционных и новых процедур работы с документами, использования корпоративных систем автоматизации документооборота и элементов электронного документооборота.