Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Особого внимания заслуживают вопросы комплексной оценки деятельности существующих служб ДОУ, так как от их соответствия новым требованиям в значительной мере зависит применение современных методов и средств работы как с бумажными, так и с электронными документами. Оценка деятельности служб ДОУ может осуществляться как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся структуры, штатной численности, использования новых технологий и т. п. Кроме того, в организациях с развитой филиальной сетью может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений.

В современных условиях, с одной стороны, сохраняют свое значение основные критерии оценки и показатели деятельности служб ДОУ, которые нами уже были проанализированы применительно к предыдущему этапу [82, с. 35–41]. С другой стороны, необходимо использование нового комплекса критериев, соответствующих современным задачам.

Критерии оценки, показатели деятельности документационных служб можно условно разделить на три группы: количественные, качественные и комбинированные (рис. 6). К критериям первой группы следует отнести показатели работы, по которым возможна количественная оценка объемов работы и ее оперативности. Ко второй группе относятся качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, использованием автоматизированных технологий. Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают в себя как описательную оценку, так и количественные параметры. Оцениваться может деятельность документационной службы в целом или ее отдельных участков (по направлениям работы), а также работа сотрудников [82, с. 36]

Рис. 6. Критерии оценки деятельности документационных служб

Рассмотрим вначале наиболее существенные критерии оценки документационных служб, сформировавшиеся в предыдущий период.

Соблюдение нормативных требований к работе с документами остается важнейшим, основополагающим критерием работы служб ДОУ (с учетом того, что в современных условиях добавляется работа с электронными документами).

Применение средств автоматизации технологических процессов работы с документами выступает как важный оценочный критерий, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования работы служб ДОУ. Наличие или отсутствие автоматизированной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы в конкретной организации.

С внедрением системы автоматизации документооборота появляются дополнительные возможности объективной оценки деятельности служб ДОУ и других подразделений организации как пользователей этой системы: на основе мониторинга соблюдения принятой технологии работы, качества заполнения базы данных, получения статистической информации о количестве зарегистрированных документов, работе пользователей и т. п. При этом можно оценивать не только объемные показатели, но и интенсивность выполнения работ, использовать подходы и принципы «управления по результатам».

Объем документооборота – этот критерий имеет определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности учреждения, объем и характер его взаимосвязей с другими организациями.

Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

Пользоваться данными об объемах документооборота нужно с достаточной аккуратностью. Нередко объемом документооборота называют как «количество зарегистрированных документов» (официальный показатель объема документооборота), так и «количество документов, включая их копии» (показатель, характеризующий объемы работы копировально-множительной службы и экспедиции). Понятно, что по мере расширения применения электронного документооборота второй показатель утрачивает прежнее значение и нуждается в конкретизации.

Штатная численность службы ДОУ в совокупности с критерием объема документооборота, его динамики позволяет судить о нагрузке на работников этой службы. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура организации в целом и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений.