Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

К числу качественных критериев можно отнести экспертную оценку качества внесения информации о документе (метаданных) в систему электронного документооборота, соблюдение требований к установленной технологии использования системы электронного документооборота и др.

Из числа комбинированных критериев выделим следующие.

Соответствие квалификационным требованиям свидетельствует о способности работников выполнять установленные виды работ (к примеру, осуществлять ведение справочников системы электронного документооборота, применять средства криптографической защиты информации и др.), является характеристикой качества персонала. В квалификационных характеристиках руководителей и специалистов документационных служб и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ технологии используемой системы автоматизации документооборота и процедур работы с электронными документами.

Полнота реализации функций. При оценке работы по этому критерию может быть сделан вывод о соответствии направлений и видов работы конкретной службы ДОУ современным требованиям.

Пока еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ в организациях. Данное обстоятельство, умноженное в отдельных случаях на недооценку роли служб ДОУ в совокупности с вполне объяснимой проблемой ограниченности финансовых ресурсов, нередко становится сдерживающим фактором при внедрении современных информационных технологий.

Внедрение корпоративных технологий документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. Изменяются критерии оценки их работы: на первый план для документационных служб в новых условиях выступают организационные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Со стороны документационной службы требуется усиление взаимодействия с подразделениями организации по методическим вопросам, контроля за соблюдением не только традиционной, но и автоматизированной технологии документооборота.

Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием – требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам.

Так, важная роль документационной службы проявляется при установлении процедур и правил работы с документами, требований к информационным ресурсам (в части классификации документов организации, состава и структуры информации о документах в базе данных КСЭД и др.), порядка подключения новых пользователей к КСЭД и определения их прав доступа в систему. При решении задач выбора программного продукта для создания системы электронного документооборота и принятии решений по ее развитию требуется взаимодействие с подразделениями информатизации, информационной безопасности. Во взаимодействии с другими структурными подразделениями документационная служба должна участвовать в оптимизации бизнес-процессов, связанных с созданием документов (оптимизация видового состава документов, порядка их подготовки, согласования, подписания, использования при выполнении конкретных видов работ и др.) и использованием КСЭД. Требуется участие документационной службы в организации повышения квалификации персонала по вопросам применения КСЭД и электронного документооборота (во взаимодействии с кадровой службой). Кроме того, необходимо участие документационной службы в решении целого спектра других вопросов внутреннего и внешнего документооборота, рассматриваемых в последующих главах книги.

Таким образом, в современных условиях в деятельности документационных служб сочетаются функции прямых и косвенных участников документооборота. Применение современных организационно-технологических форм документооборота требует существенного изменения задач и функций прежних служб ДОУ.

Утверждение стандарта ИСО 15489—2001 в качестве российского государственного стандарта [39] должно содействовать изменению роли и статуса прежних делопроизводственных служб в новых условиях их деятельности, основным содержанием которой должно стать не просто «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления», а «управление документацией».

Глава третья Концептуальные основы применения систем электронного документооборота

3.1. Развитие концептуальных подходов к управлению документальными коммуникациями и информационными ресурсами организации