Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Рис. 7. Соотношение понятий «документационное обеспечение управления», «информационное обеспечение управления», «управление документацией», «управление информационными ресурсами» и «информационный менеджмент»

Вместе с тем, по нашему убеждению, не следует исключать из обращения понятия документационное и информационное обеспечение управления, так как они позволяют охарактеризовать использование документов и информации для обеспечения конкретных управленческих процессов. Управление документацией и информационными ресурсами как функция управления имеет другой диапазон, охарактеризованный выше.

Обратим также внимание на то, что наряду с понятием «управление документацией» употребляется также понятие «управление документами» (последнее нашло отражение в ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 как перевод англоязычного термина «records management»). При близости этих понятий, как нам кажется, в российской практике отличие все же имеется. В понятии «управление документацией» очевиден акцент на комплексах документов (т. е. включая различные системы документации, а также виды и разновидности документов), а при использовании второго понятия внимание может быть сфокусировано на документах как отдельных объектах.

Новые принципы документооборота. Изменение концептуальных подходов к организации работы с документами требует также внимания к принципам, лежащим в основе организации документооборота.

В гл. 1 уже обращалось внимание на то, что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на прежних принципах. По этой причине проблема выработки новых принципов управленческого документооборота в условиях применения корпоративных электронных технологий специально даже не обозначалась, что свидетельствует о ее недооценке.

По нашему мнению, признание необходимости следовать новым принципам документооборота в условиях корпоративных информационных технологий является одним из факторов принятия более действенных управленческих решений, направленных на расширение применения электронных документов.

К примеру, одним из «краеугольных камней» традиционного делопроизводства и документооборота в отечественных организациях на протяжении целого столетия было отделение технических операций по подготовке документов (например, печатание документов в машинописных бюро) и делопроизводственному обслуживанию от процессов работы с документами «исполнителей». В современных условиях машинописные бюро уже ушли в прошлое, так как процедуры подготовки и оформления документов осуществляются на персональных компьютерах. Но по-прежнему сохраняется стереотип в отношении к процедурам работы с документами: они все еще воспринимаются как «инородная» функция. Вместе с тем расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота работников не только документационной службы, но и остальных подразделений организации. Прием и отправка электронных документов не обязательно должны выполняться централизованно в документационной службе, требуется также обоснованная децентрализация этих функций с предоставлением полномочий на их осуществление пользователям КСЭД. При этом изменяются функции документационных служб: на первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Тем самым происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

Новые особенности организации документооборота (по мере их формирования) рассматривались в ряде предыдущих публикаций автора [66–70, 75, 76, 80]. Сейчас мы можем уже говорить об изменении основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. Модель взаимодействия участников документооборота рассматривается в § 3.2.

Сравнение прежних и новых принципов управленческого документооборота отражает табл. 6. Выделенные нами принципы электронного документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и трансформации.