Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Методология информационного менеджмента. В последнее время в связи с внедрением новых информационных технологий получает распространение понятие «информационный менеджмент», которое охватывает весь комплекс вопросов работы с информацией и использования современных информационных технологий в организации.

Безусловно, основы комплексного и системного подхода к совершенствованию делопроизводства и документооборота закладывались в предшествующий период [117, 179]. Однако применение новых информационных технологий, охватывающее практически все стороны деятельности организации и создающее невиданные ранее возможности обработки и передачи информации, потребовало еще более высокого уровня системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения, в работе с различными видами информации и документации. Проявление этой закономерности отражает концептуальный подход, получивший название «информационный менеджмент».

Таблица 6

Сопоставление принципов традиционного и электронного документооборота

Более того, в целом в развитии менеджмента как науки продолжается процесс дифференциации и появляются новые информационные «ответвления». Например, в сфере информационных технологий наряду с понятием информационного менеджмента употребляются понятия «управление информационными системами», «ИТ-менеджмент», «менеджмент программных продуктов» и др. [112, 154, 188], в сфере маркетинговых коммуникаций – понятия «коммуникационный менеджмент» (в узком смысле, применительно к связям с общественностью), «PR-менеджмент» и «рекламный менеджмент» [77, 107]. Возрастание роли управления коммуникациями отмечают и российские, и зарубежные специалисты. Ими предлагаются следующие определения коммуникационного менеджмента – это «профессиональная деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и ее внешней средой», «деятельность по управлению коммуникационными проблемами организации» [107, с. 51]. Обосновывается также необходимость введения должности «директора по коммуникациям», который должен отвечать «… за потоки информации в организации и за решение коммуникационных проблем» [152, с. 35].

В связи с этим важно провести грань между различными информационными «ответвлениями» менеджмента, чтобы не «девальвировать» употребляемые понятия и стимулировать развитие этой сферы деятельности. С другой стороны, на новом витке развития, вероятно, усилится потребность в интеграции некоторых из таких «ответвлений».

На наш взгляд, формирование концепции информационного менеджмента (ИМ) и ее дальнейшее развитие связаны с двумя группами факторов.

С одной стороны, формирование концепции ИМ обусловлено необходимостью повысить эффективность решений в сфере информатизации, внедрения новых информационных технологий.

С другой стороны, возрастает сложность принятия управленческих решений в условиях растущих объемов информации и при этом довольно высокой неопределенности информации, отражающей особенности рыночной экономической среды и развития социальнополитических и других общественных процессов. Поэтому повышаются требования к профессиональной организации процессов работы со всеми видами управленческой информации (как при создании информации, так и при ее обработке и потреблении).

Обе названные группы факторов действуют одновременно. Это свидетельствует о сложности задач управления информацией как одним из важнейших ресурсов любого предприятия, учреждения или организации, независимо от формы собственности.

Информационный менеджмент становится междисциплинарным понятием. В последние годы по специальности «информационный менеджмент» в нашей стране осуществляется подготовка специалистов с высшим образованием. Вместе с тем пока единой трактовки информационного менеджмента еще не сложилось, что свидетельствует о бурном его развитии.

Различные специалисты, как правило, делают акцент на различных аспектах ИМ, к примеру, информационных, технических, программно-технологических, финансовых [113, 131, 145, 175].

Задачами ИМ в более узком понимании являются: формирование и обеспечение функционирования информационных систем на основе использования оптимальных для организации информационных технологий;

переход от «лоскутной» автоматизации к комплексной; стратегическое и оперативное планирование развития информационных систем, использования программно-технических средств; повышение эффективности капиталовложений в эту сферу; защита информационных ресурсов.

Второй подход позволяет увидеть, наряду с перечисленными, также значительное число проблем организационного и методологического характера, без решения которых невозможно повысить эффективность работы с информацией и документацией в сфере управления.