Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Проблематика защиты информации и информационных ресурсов, а также использования криптографических средств для целей электронного документооборота, в том числе обеспечения его юридической значимости, представляет собой достаточно специализированную область и исследуется в настоящее время очень активно. Результаты разработки этих проблем рассматриваются в многочисленных публикациях и находят отражение в документах, регламентирующих эту сферу.

3.2. Разработка коммуникационной модели современного управленческого документооборота

Применение современных информационных технологий, в том числе КСЭД, изменяет процесс и состав участников документооборота как формы осуществления управленческой коммуникации.

Рассмотрим вариант осуществления коммуникационного взаимодействия в процессе управленческого документооборота до внедрения КСЭД.

Инициатором коммуникации может быть руководитель, дающий поручение о подготовке документа, либо эксперт, готовящий проект в инициативном порядке. Это первый, исключительно важный контур коммуникации, в рамках которого происходит взаимное информирование лица, принимающего решение (ЛПР), и эксперта о существе решаемой проблемы, способах и вариантах ее решения. На этом этапе взаимодействия (включающем иногда несколько итераций) документ из фазы проекта переходит в фазу подписанного проекта. Если документ должен быть согласован с другими должностными лицами, исполнитель получает их визы на проекте документа до его подписания. Так как подпись – это только один из элементов юридической силы документа, подписанный документ нуждается в регистрации. Для этого требуется второй контур взаимодействия исполнителя либо ЛПР с документационной службой, представитель которой в соответствии с принятыми в организации учетными формами присваивает документу регистрационный номер. После этого документ приобретает статус официального документа. Третий контур заключается во взаимодействии представителя документационной службы с представителем службы доставки (курьерская доставка, почта, телеграф и т. п.), который передает документ по назначению.

При получении документа адресатом (внутренним или внешним) также возникают несколько контуров взаимодействия. Четвертый – сотрудник, уполномоченный принять документ, передает его для внесения информации в установленные учетные формы либо делает это сам. Пятый – сотрудник, уполномоченный принять документ, либо сотрудник документационной службы, его зарегистрировавший, передает документ на рассмотрение другому ЛПР, который выносит резолюцию об исполнителе, формах и сроках исполнения документа. Документ с резолюцией возвращается сотруднику документационной службы для внесения резолюции в установленные учетные формы. Шестой контур – передача документа с резолюцией на исполнение одному или нескольким должностным лицам. Седьмой контур (включает иногда несколько итераций) – исполнитель (ответственный исполнитель, если с документом работают несколько исполнителей резолюции) обсуждает с ЛПР порядок исполнения документа либо передает ему на рассмотрение проект ответного документа. Далее процесс повторяет содержание первого, второго и третьего контуров, но в зеркальном отражении, так как ответный документ должен быть направлен в адрес первого ЛПР. Исполненный документ помещается в дело, в котором он будет храниться.

В процессе документооборота требуется поддержание различных связей документа с информационной средой: не только с регистрационными данными и сертификатами ключей ЭЦП, но и с поисковой системой в целом, дающей возможность обращения к ранее переданным или полученным документам и принятым по ним решениям. Это необходимо как для обеспечения преемственности решений, так и для поиска новых форм управленческого воздействия.

В нашем примере выделены только два уровня – руководитель и эксперт. В сложных управленческих структурах их может быть несколько, что приводит к усложнению схем коммуникации (см. § 2.1).

Как видим, жизненный цикл документа начинается у инициатора коммуникации и заканчивается у адресата. При этом метаданные о документе могут фиксироваться в различных учетных формах, в том числе разрозненных.

В условиях применения современных систем и технологий электронного документооборота (в том числе смешанного электронно-бумажного) процесс коммуникации приобретает некоторые новые черты:

весь ЖЦД может осуществляться в одной информационной системе (для внутреннего документооборота – КСЭД);

взаимодействие участников коммуникации носит более опосредованный характер, так как персональный контакт между участниками документооборота может не потребоваться;

участникам коммуникации нет необходимости создавать и поддерживать личные информационные ресурсы (например, копии документов, их тематические подборки), если требуемая информация имеется в КСЭД.