Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Особенностью закрытых СЭД является ограниченный круг участников документооборота, который определяется организатором системы либо соглашением участников. Как определено в Федеральном законе Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», пользователями (участниками) корпоративной информационной системы может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы [3, ст. 3]. Иными словами, корпоративная система электронного документооборота представляет собой закрытую информационную систему.

Слово «корпоративная» подчеркивает, что данная система электронного документооборота создается и функционирует в рамках конкретной организации или участников корпоративного соглашения. Этим она отличается от технологий электронного документооборота, обеспечивающих взаимодействие нескольких (или даже многих) различных организаций вне рамок единой КСЭД. Кроме того, вопросы внедрения и применения КСЭД лежат целиком в сфере менеджмента организации.

Открытые информационные системы (в отличие от закрытых) с правовой точки зрения имеют публичный характер, неограниченный состав участников и отличаются иными формами договорных отношений с владельцами систем и провайдерами [198, с. 25].

При существовании некоторых различий в организационно-технологических формах документооборота в российских и западных организациях в целом для обеспечения процессов документальной управленческой коммуникации могут быть использованы сходные программно-технологические решения. Вместе с тем при использовании для КСЭД разработок зарубежных производителей необходимо оценивать возможность их адаптации к российским процедурам документооборота.

Как мы уже отмечали выше (§ 1.3 и 2.3), в англоязычной терминологии отсутствует прямой аналог понятию «документооборот», а управленческие традиции основываются на прямом обмене информацией между исполнителями без централизованного контроля. Внедряемые корпоративные информационные системы, называемые системами управления документами Enterprise Document Management Systems (EDMS) и системами управления контентом Enterprise Content Management Systems (ECM) ориентированы на то, чтобы обеспечить хранение электронных документов фирмы в максимальном объеме в одном месте, обеспечить «управление знаниями». Одним из требований к таким системам является возможность внесения в нее (англ. capture – захват) электронных документов из файловых папок, электронной почты, Интернета. Системы типа EDMS и ECM отвечают именно за управление хранением документов, ведение их архива, а не за документооборот и сопровождение его процедур. Системы типа Workflow и Business Process Management (BPM) призваны обеспечивать процессы работы, которые могут быть формализованы, т. е. работу «офисного конвейера». Третью группу составляют системы типа Groupware и Collaboration, обеспечивающие электронное информационное взаимодействие, в том числе совместную работу над каким-либо проектом [85].

В больших масштабах управления (таких, как российские) и крупных организациях с большим объемом документооборота отсутствие формализованных процедур документооборота может породить излишние управленческие проблемы. Кроме того, допустимое на относительно небольших объемах документооборота отсутствие регистрационных номеров на документах (регистрационный номер может даже не предусматриваться в составе метаданных EDMS или других систем) при наличии других поисковых признаков на больших объемах документооборота будет не вполне эффективным. К примеру, в результате выполнения поискового запроса в корпоративной информационной системе будет получен список документов со сходным содержанием, из-за чего потребуются дополнительные трудозатраты на определение искомого документа.

Современные системы электронного документооборота, внедряемые в зарубежных и российских организациях, в целом носят комплексный документоориентированный характер, и их развитие связано с сочетанием технологий:

Document Management, Enterprise Content Management – управление хранением и поиском документов;

Workflow, Business Process Management – управление потоками работ, т. е. автоматизация алгоритмов обработки и маршрутов движения документов применительно к конкретным бизнес-процессам;

Groupware, Collaboration – совместная (групповая) работа над документами, т. е. возможность для группы пользователей совместно работать над общим проектом документа, в том числе с отслеживанием внесенных изменений и версий;

Document Processing – обработка документов и работа с файлами документов, т. е. создание, редактирование и др.;

Imaging – ввод и обработка электронных образов документов, полученных путем сканирования;

E-mail – электронная почта, т. е. пересылка документов и сопроводительной информации другим пользователям компьютерной сети;

Web-технологии и др.