Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Обратим особое внимание на то, что указанные компоненты КСЭД не статичны и имеют свой жизненный цикл. Важно учитывать, что в процессе внедрения и развития КСЭД циклические характеристики рассмотренных основных компонентов ее функционирования могут не совпадать или даже пересекаться. Например, при внедрении КСЭД на базе сравнительно устаревшего программного обеспечения его жизненный цикл будет сдерживать развитие системы на более поздних этапах достижения зрелости (а значит, скажется и на общем эффекте от внедрения КСЭД).

Кроме того, необходимо принимать во внимание также стадии «жизненного цикла» и особенности системы управления самой организации. Так, КСЭД должна адаптироваться к развитию системы управления в целом и конкретных бизнес-процессов. Для развития КСЭД важную роль играет уровень формализации и стандартизации бизнес-процессов. Вместе с тем для достижения достаточно высоких уровней зрелости системы вовсе не требуется абсолютная формализация. Идеал не в этом. Важно, чтобы решение новых задач организации, появление новых видов продукции/услуг и соответствующих им бизнес-процессов осуществлялись с учетом имеющегося уровня развития корпоративных информационных технологий (в том числе КСЭД). Безусловно, при этом также важно участие руководства организации в расширении применения КСЭД. С одной стороны, это необходимо для обеспечения управленческой поддержки данному проекту. С другой стороны, встроенность КСЭД в процедуры управления предполагает также участие руководства (непосредственное либо опосредованное, которое на практике встречается довольно часто) в работе с системой. Это важно, чтобы не было разрывов в бизнес-процессах и процедурах электронного документооборота.

Кроме того, особенности системы управления организацией являются факторами «сквозного» воздействия на все основные компоненты функционирования КСЭД. Дополнительно выделим необходимость эффективного управления КСЭД как инновационным проектом с обеспечением при этом стабильного функционирования системы и ее развития.

3.4. Выбор программного продукта для корпоративной системы электронного документооборота: использование многокритериального подхода

Выбор программного продукта для создания КСЭД становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности. В настоящее время корпоративные технологии документооборота прежде всего внедряются в учреждениях, организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительное функционирование. Для отдельных категорий организаций (в частности, органов государственной власти, крупных государственных учреждений, корпораций, банков и т. п.) требования к системе электронного документооборота должны быть достаточно высокими с учетом перспектив ее длительного использования. В то же время многие небольшие коммерческие структуры (жизненный цикл которых не отличается значительной продолжительностью) вполне могут быть удовлетворены программными продуктами с более скромными функциональными возможностями и программно-техническими характеристиками.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. В задачи данной книги не входит сопоставительная характеристика возможностей и особенностей конкретных программных продуктов, используемых для КСЭД. Оперативную и актуальную информацию по этим вопросам предоставляют сами разработчики.

В настоящее время фирмы – разработчики систем электронного документооборота предлагают:

заказные программные продукты, разрабатываемые специально для конкретной организации с учетом ее специфических требований;

«коробочные» варианты программных продуктов, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота;

настраиваемые программные комплексы, которые представляют собой промежуточный вариант между «коробочным» продуктом и заказной системой, так как в них реализован базовый набор функций, который может быть развит в процессе внедрения и эксплуатации системы.