Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

КСЭД представляет собой не просто совокупность программнотехнических компонентов, обеспечивающих работу с документами. Корпоративная система документооборота в рамках конкретной организации становится важным элементом внутренней среды организации. С одной стороны, КСЭД предоставляет общий сервис, используемый всеми подразделениями организации и их сотрудниками, и соответственно ее развитие влияет на деятельность организации в целом. С другой стороны, успешное функционирование и развитие КСЭД предполагает принятие комплексных управленческих решений, учитывающих ряд факторов.

С позиций рассмотренных выше подходов информационного менеджмента можно выделить несколько ключевых факторов, оказывающих влияние на развитие КСЭД в организации и вместе с тем представляющих основные компоненты функционирования этой системы (рис. 12).

Во-первых, к ним следует отнести информационные ресурсы, под которыми для КСЭД будем понимать совокупность метаданных о зарегистрированных в системе документах (и бумажных, и электронных), способы и возможности их структурирования и использования, а также сами документы в электронной форме (либо электронные копии бумажных документов), файлы которых имеются в КСЭД и к которым возможно непосредственное обращение пользователей системы в процессе выполнения своих функций. Развитие информационных ресурсов КСЭД осуществляется в направлении постепенного перехода от сопровождения традиционного бумажного документооборота к смешанному электронно-бумажному документообороту, а в перспективе – к максимально возможному применению электронного документооборота.

Во-вторых, это программно-технические средства обеспечения информационных процессов, которые определяют информационно-телекоммуникационную инфраструктуру организации, системно-технические и функциональные возможности используемой КСЭД. От развития этих факторов зависит возможность электронного информационного взаимодействия подразделений организации (в том числе территориально удаленных), а также внешних коммуникаций организации. В частности, возможны ситуации, когда требуется существенная модификация используемого в организации программного обеспечения КСЭД, иначе без этого будет невозможным переход к следующим этапам развития электронного документооборота.

Рис. 12. Основные компоненты функционирования КСЭД

В-третьих, это персонал организации, т. е. в первую очередь пользователи КСЭД. Можно выделить несколько категорий работников, с деятельностью которых связано внедрение и применение КСЭД. В их число входят:

руководители служб документации, а также пользователи КСЭД из числа работников этих служб;

специалисты подразделений, выполняющие функции по работе с документами непосредственно в подразделениях;

руководители и специалисты подразделений, использующие систему в информационно-аналитических целях, а также при работе с проектами документов;

системные администраторы и специалисты службы технической поддержки;

системные технологи – сотрудники служб документации или подразделений информатизации, выполняющие функции пользовательского и технологического администрирования, ведения системных справочников.

Число пользователей КСЭД, а также их функциональный и должностной состав расширяются по мере поэтапного внедрения КСЭД и достижения новых уровней зрелости системы.

В-четвертых, выделим нормативную базу применения КСЭД, установленные в организации процедуры и правила работы с документами. Нормативная база по вопросам управления документацией и применения КСЭД должна актуализироваться на каждом новом этапе внедрения и развития системы, расширения применения технологий электронного документооборота (как для управленческого документооборота, так и технологического). Кроме того, корпоративные нормы по вопросам управления документацией являются производными от системы государственного регулирования в этой области, которая, по мнению многих специалистов, в настоящее время не вполне соответствует современному уровню развития технологий электронного документооборота. Поэтому уровень зрелости КСЭД зависит не только от корпоративных норм и правил, но и от общегосударственной нормативной среды.

Все названные выше основные компоненты функционирования КСЭД взаимосвязаны и взаимообусловлены. Например, пользователи КСЭД должны: знать требования к процедурам и правилам работы в системе, а также к внесению в базу данных и получению необходимой информации; нести ответственность за использование информационных ресурсов КСЭД; обладать достаточными умениями и навыками при работе с компьютерной техникой, в том числе с оборудованием для сканирования, электронной почтой, носителями ключевой информации при использовании ЭЦП и т. п.