Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Управление документооборотом и физическую возможность его осуществления обеспечивают косвенные участники документооборота (см. гл. 2). В их числе применительно к задачам электронного документооборота особо выделим персонал, осуществляющий пользовательское и технологическое администрирование КСЭД, регламентацию используемых технологий документооборота, сопровождение системы, функционирование каналов связи и удостоверяющих центров и др. К косвенным участникам документооборота относятся не только соответствующие подразделения организации и ее сотрудники, но и в ряде случаев внешние организации, в том числе государственные органы и специализированные организации.

На наш взгляд, коммуникационная модель взаимодействия участников документооборота в условиях применения современных информационных технологий в качестве структурных элементов должна включать:

прямых и косвенных участников документооборота; цели, задачи, схемы и технологию коммуникации; требования к документам с точки зрения содержания коммуникации;

формальные требования к документам, обеспечивающие юридическую силу документа и возможность его обращения в данной электронной информационной среде;

состояния документа в соответствии с ЖЦД; электронную информационную среду (КСЭД или взаимодействие нескольких систем).

На рис. 10 и 11 представлены два варианта графической модели, иллюстрирующей коммуникационный процесс внутри организации (с использованием одной КСЭД) и внешний электронный документооборот (взаимодействие двух и более организаций).

Рис. 10. Коммуникационная модель внутреннего документооборота с применением КСЭД

Рис. 11. Коммуникационная модель внешнего документооборота с взаимодействием КСЭД

Основные структурные элементы коммуникационной модели документооборота, выделенные на рис. 10 и 11, имеют сложный многокомпонентный характер и, по сути, представляют собой объекты регулирования и регламентации. Модель показывает, что регламентация электронного документооборота не должна ограничиваться только установлением формальных требований к документам, обеспечивающих их юридическую силу и возможность их обращения в данной электронной информационной среде. На корпоративном, межкорпоративном, а при необходимости, и на государственном уровне должны определяться состав непосредственных участников документооборота (на уровне как должностных лиц организации, так и самих организаций – участников электронного документооборота) и процедуры их взаимодействия. На наш взгляд, нельзя не принимать во внимание также и косвенных участников документооборота, роль и ответственность которых в последнее время возрастает как в плане регулирования электронного информационного взаимодействия, так и в плане обеспечения его физической возможности, а также разработки соответствующих аппаратно-программных комплексов.

3.3. Анализ факторов развития корпоративной системы электронного документооборота как элемента внутренней среды организации

Современные системы и технологии электронного документооборота становятся важнейшим элементом внутренней среды организации, ее инфраструктурным ядром, составляют новую информационно-технологическую основу документальной коммуникации в сфере управления.

Сейчас разработчики программных продуктов в сфере электронного документооборота при их продвижении на российском рынке используют различные названия: системы электронного документооборота (СЭД), системы автоматизации документооборота, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) и др. (см., например, [57, 118, 123, 153, 173]).

В данной книге нами используются обобщающие понятия «система электронного документооборота» (СЭД) и «корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД). Система электронного документооборота в широком смысле представляет собой среду существования и обращения электронных документов.

Говоря о системах электронного документооборота, применяемых в различных сферах деятельности, важно различать закрытые и открытые системы. Различия касаются не только технологических решений и принципов построения систем. Закрытые и открытые системы электронного документооборота различаются формами и способами правового регулирования их применения [198, с. 20–21].

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет информационную систему как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» [6, ст. 2]. При этом под информационными технологиями понимаются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.