Читаем Управленческий документооборот. От бумажного к электронному полностью

Более широкое понимание ИМ связано с вопросами анализа информационных потребностей, совершенствованием массивов информации, информационных потоков, информационных технологий и технического обеспечения на основе системного подхода, координации работ и формирования единого информационного пространства организации.

На наш взгляд, важнейшими компонентами информационного менеджмента являются документированная информация (информационные ресурсы), персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов (рис. 8) [82]. Каждый из названных четырех компонентов взаимосвязан с остальными и оказывает на них влияние.


Рис. 8. Основные компоненты информационного менеджмента


Так, например, характеристики технического и программного обеспечения отчасти определяют возможности формирования и качество информационных ресурсов, требования к подготовке персонала, процедурам и правилам работы. С другой стороны, эти же компоненты влияют на формулирование требований к программному и техническому обеспечению. Далее, необходимость соблюдения некоторых нормативно установленных требований к работе с информацией и документами (допустим, порядка работы с информацией ограниченного распространения) обусловливает соответствующие задачи перед техническим и программным обеспечением системы, ответственность персонала и влияет на структуру информационных ресурсов. При этом сами процедуры работы устанавливаются с учетом взаимовлияния всех названных компонентов. В свою очередь, характеристики информационных ресурсов предъявляют требования к структуре и квалификации кадров, влияют на выбор технического и программного обеспечения, установление процедур работы и т. п. Одновременно требования к работе персонала включают знание структуры и принципов формирования информационных ресурсов, правил и процедур работы, а также умения и навыки использования программных и технических средств.

Значимые для управленческого документооборота основные направления совершенствования информационных ресурсов представлены на рис. 9. К ним относятся совершенствование массивов информации и информационных потоков, развитие информационных технологий и технического обеспечения информационных процессов.


Рис. 9. Совершенствование информационных ресурсов


Методология информационного менеджмента предполагает сочетание системного, процессного и ситуационного подходов в управлении.

Развитие системного и процессного подходов в управлении не связано непосредственно с задачами документооборота, но без их применения на практике решение любых управленческих проблем и внедрение новых информационных технологий невозможны.

Применение системного подхода в управлении основано на положениях общей теории систем (системного анализа) и кибернетики и является необходимым условием анализа систем управления и информационных систем, а также их проектирования. Системный подход позволяет рассматривать организацию и ее информационную среду как открытую иерархическую многоцелевую систему, состоящую из взаимосвязанных элементов. При этом имеется в виду, что последствия принимаемых управленческих решений сказываются на различных элементах системы управления. Поскольку документооборот связывает между собой все подразделения организации, рассматривать его элементы и воздействие на систему управления необходимо также с позиций системного подхода.

Процессный подход дополняет системный подход, рассматривая процессы управления и другие деловые процессы в организации как взаимосвязанные действия. Процессный подход необходим для рассмотрения документооборота в динамике, с учетом всех выполняемых с документами видов работ, операций и процедур.

Необходимо применять также ситуационный подход, позволяющий учитывать особенности конкретных управленческих ситуаций (например, связанных с внедрением инноваций или кризисными явлениями), специфику и стадии развития организации, а также особенности организации ее документооборота, его состав, объем и другие характеристики, а также этапы развития системы электронного документооборота.

К рассмотренным концептуальным подходам добавим, не останавливаясь на этом подробно, необходимость принимать во внимание методологические основы управления проектами, а также возрастающую значимость вопросов информационной безопасности, сочетание организационных и технических мер защиты информации.

Поскольку внедрение новых информационных технологий, в том числе корпоративных систем электронного документооборота, можно рассматривать как сложные комплексные проекты, применение современных подходов к управлению проектами (включая их организационное обеспечение, финансирование, этапы реализации, контроль и др.) является необходимым условием их успеха.

Перейти на страницу:

Похожие книги