Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В условиях применения технологий электронного документооборота основные роли прямых участников коммуникации со стороны ее инициатора можно представить следующим образом:

И₁ – исполнитель (исполнители) – автор проекта документа;

B₁ – лицо, участвующее в согласовании (визировании) проекта документа;

P₁ – лицо, принимающее управленческое решение (подписывает документ или дает по нему поручения);

K₁ – лицо, уполномоченное зарегистрировать документ или его проект и ввести его файл в КСЭД;

Л₁ – лицо, уполномоченное переслать электронный документ (отправитель);

M₁ – лицо, уполномоченное применять средства криптографической защиты информации, в том числе для аутентификации и контроля целостности электронного документа.

В зависимости от конкретной ситуации и принятых организационно-технологических форм работы одно должностное лицо может выполнять несколько ролей. Например, И₁ + К₁ + Л₁ + M₁, или

P₁ + М₁, или K₁ + Л₁ + M₁ и др.

В условиях применения технологий электронного документооборота основные роли прямых участников коммуникации со стороны ее адресата будут следующими:

Л₂ – лицо, уполномоченное принять поступивший электронный документ (получатель);

М₂ – лицо, уполномоченное применять средства криптографической защиты информации, в том числе осуществлять аутентификацию и контроль целостности электронного документа;

К₂ – лицо, уполномоченное зарегистрировать документ и ввести его файл в КСЭД адресата (если документ поступил из другой информационной системы);

Р₂ – лицо, принимающее управленческое решение (рассматривает документ и дает по нему поручения);

И₂ – исполнитель (исполнители);

П₂ – лицо, уполномоченное вносить в КСЭД адресата информацию, отражающую процесс работы с электронным документом.

Со стороны адресата коммуникации одно должностное лицо также может выполнять несколько ролей. Например, Л₂ + М₂ + К₂ + П₂, или Р₂ + П₂, или Р₂ + И₂ + П₂ и др.

Если коммуникация осуществляется в рамках одной КСЭД, то роль К₂ будет отсутствовать, так как документ в данной системе уже зарегистрирован. Если во внутреннем документообороте не применялось криптографическое средство, то будут также отсутствовать роли М₁ и М₂.

Кроме специально обозначенных, могут быть также выделены другие роли прямых участников документооборота, связанные с использованием информационно-справочных и аналитических возможностей КСЭД, которые конкретизируются в правах пользователей системы.

В рамках своего ЖЦД документ проходит следующие состояния:

d₁ – проект документа;

d₂ – проект с визами (возможно с использованием ЭЦП);

d₃ – подписанный документ (возможно с использованием ЭЦП);

D – официальный документ, зарегистрированный в качестве исходящего;

D′ – пересылаемый официальный документ, обработанный криптографическими средствами (ЭЦП отправителя и/или шифрование) и сопровождаемый необходимыми метаданными;

D″ – официальный документ, прошедший аутентификацию и зарегистрированный в качестве входящего;

D₁ – официальный документ с резолюцией (резолюциями) по его исполнению;

D₂ – исполненный официальный документ.

Хотя речь идет о жизненном цикле одного и того же документа, здесь приводятся разные обозначения его возможных состояний, так как в процессе обеспечения управленческой коммуникации документ «обрастает» реквизитами и иными метаданными.

В принципе процесс перехода документа от состояния к состоянию может быть представлен линейно. Например,

d₁ → d₂ → d₃ → D → D′ → D′′ → D₁ → D₂

или

d₁ → d₂ → d₃ → D → D₁ → D₂.

Однако подобная схема не будет являться общей моделью процесса управленческой коммуникации. Если представить подготовку документа как процесс принятия управленческого решения, то в зависимости от характера решаемой проблемы этот процесс может быть многовариантным. Представление об этом дает схема этапов подготовки управленческих решений, приведенная в § 3.4 (рис. 13).

На многих стадиях взаимодействия участников коммуникации может потребоваться выполнить несколько итераций, могут использоваться различные схемы коммуникации, что в итоге выражается различными технологическими схемами (например, оперограммами, примеры которых приводятся в гл. 5).

Документ – не просто предмет управленческого труда, не только средство информирования участников процесса управления, но еще и результат управленческой коммуникации, достижения согласованного мнения о существе управленческой ситуации и способах ее разрешения. Поэтому в процессе коммуникации может применяться не только письменное (в том числе в электронной форме), но и устное взаимодействие.

Как уже было отмечено выше, в настоящее время управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. Для этого должны использоваться соответствующие организационно-технологические формы документооборота.