Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Поэтому с позиций инновационного менеджмента можно говорить о формировании нового технологического уклада в осуществлении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Понятие технологического уклада включает единый технический уровень осуществления производственных (и управленческих. – М.Б.) процессов, связанных вертикальными и горизонтальными потоками однородных ресурсов, базирующихся на общих ресурсах рабочей силы и общем научнотехническом потенциале [108, с.19].

Всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды. Вследствие этого понятие «делопроизводство», традиционно применяемое по отношению к работе с бумажными документами, уже не охватывает всего комплекса вопросов работы с управленческой документацией.

Концепция управления документацией. Хотя понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются близкими, все же «документационное обеспечение управления» охватывает более широкий круг вопросов, включая работу с различными видами управленческой документации в условиях использования средств автоматизации. Вместе с тем заметим, что в настоящее время сохраняется употребление понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» как синонимов [135, 172], поскольку такая трактовка вошла в ГОСТ Р 51141—98 [34].

На наш взгляд, в современных условиях применение понятия «делопроизводство» оправдано, когда речь идет в основном о нормах документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах и организации работы с ними.

Понятие «документационное обеспечение управления» сформировалось в конце 1970-х гг. – примерно в то время, когда начали активно внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Это потребовало большей системности в решении вопросов работы с документами (унификация и стандартизация документов, использование машиночитаемых документов, появление технотронных архивов и т. д.), увязки этой работы с мероприятиями по совершенствованию системы управления [81]. Поэтому процессы работы с документами в сфере управления стали рассматриваться не только как вспомогательные («делопроизводство»), но и как составная часть управленческой технологии, обеспечивающая процессы функционирования органов и систем управления.

Еще больший акцент на сущностной управленческой работе, а не только на задачах обеспечения управленческой деятельности присущ современному термину «управление документацией». Этот термин достаточно близко соотносится с понятием «документационное обеспечение управления», но они не являются тождественными. По мнению М.В. Ларина, внесшего в российском документоведении наиболее весомый вклад в разработку этой проблематики, документационное обеспечение управления – это «…термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией» [143, с. 50]. В многочисленных трудах М.В. Ларина исследуются различные аспекты и формы работы с документами в их историческом развитии и обосновывается современное содержание деятельности по управлению документацией [149]. По его мнению, «наличие многоаспектности в проблеме управления документацией требует научного осмысления ее сущностных причинно-следственных черт и связей…» [145, с. 123].

В современных условиях управление документацией выделяется как специализированная управленческая функция, которая должна охватывать весь спектр вопросов создания, обращения, хранения и уничтожения документов, образующихся и циркулирующих в управленческой системе. На наш взгляд, важно рассматривать эту функцию не только на уровне отдельной организации [143], но и в масштабах различных управленческих систем. Развивая иерархию понятий, полагаем целесообразным рассматривать функцию управления документацией как часть функции управления информационными ресурсами (рис. 7). При этом здесь мы также можем видеть аналогичный процесс перехода от решения задач информационного обеспечения управления к управлению информационными ресурсами.