Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В целях анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ. В частности, Минтруда России в 1993–2002 гг. были утверждены нормы [46–48], предназначенные для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями. Эти документы носят рекомендательный характер и могут быть использованы в качестве основы для разработки систем нормирования труда, устанавливаемых в организациях.

Нормы времени охватывают такие направления деятельности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур, как документирование деятельности коллегиальных органов; оформление документов; обработка и регистрация документов; справочно-аналитическая работа; составление и ведение номенклатуры дел; отдельные работы, выполняемые при использовании автоматизированных технологий.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около 20 лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы не только с бумажными, но и с электронными документами, появляются новые виды работы (например, сканирование документов, отправка по электронной почте, применение ЭЦП и др.). При этом структура трудозатрат на работу с документами меняется. В связи с этим нуждается в пересмотре сам перечень основных видов работ служб ДОУ, приведенный в названных выше нормах. Установление нормативов трудозатрат по видам работ возможно с учетом конкретной автоматизированной технологии, применяемой в организации.

Важно иметь в виду, что часть работ, выполняемых службами ДОУ, по своему характеру относится к административно-управленческой деятельности и не подлежит жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки. На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе установлением норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений либо установлением доли (в процентах) общего бюджета рабочего времени организации или подразделения.

Организационные формы работы служб ДОУ во многом связаны с объемом документооборота, выполняемыми функциями, а также штатной численностью. Необходимость учитывать объем документооборота при определении структуры делопроизводственной службы отмечалась еще в ЕГСД (при этом выделялись четыре категории учреждений в зависимости от объема документооборота). В настоящее время в условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ (табл. 4).

Эти варианты приведены в качестве иллюстрации. Выбор организацией конкретных форм работы зависит также от возможной степени централизации или децентрализации отдельных функций, в том числе в условиях автоматизации документооборота на основе корпоративных технологий. Кроме того, к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство и за использование корпоративной системы документооборота в структурных подразделениях организации.

Таблица 4

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Влияние на формирование организационной структуры службы ДОУ могут оказывать и субъективные факторы, которые приводят, с одной стороны, к отсутствию единообразия в структурах и наименованиях службы ДОУ в учреждениях, а с другой – к возложению на данную службу несвойственных видов работ.

Сейчас организация документооборота является ключевым направлением деятельности документационных служб, тесно связанным с другими функциями, относящимися к обеспечению различных стадий жизненного цикла документа. Развитие функций документационных служб обусловлено расширением применения электронных документов и технологий электронного документооборота. Поэтому к рассмотренным критериям их оценки будут добавляться новые. К примеру, к числу количественных критериев и показателей следует отнести:

количество документов, переданных и принятых по электронной почте;

количество документов (по видам документов), файлы которых введены в базы данных системы электронного документооборота;

количество документов, для которых созданы электронные копии путем сканирования;

процентное соотношение объема документооборота, осуществляемого в электронной форме, к общему объему документооборота (с детализацией для внутреннего и внешнего документооборота) и др.