Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В условиях внедрения и расширения применения современных информационных технологий появляются возможности качественно новой организации управленческой коммуникации и процессов работы с документами и информацией. В связи с этим возникает и усиливается потребность в разработке и применении на практике новых концептуальных подходов.

Влияние прогресса в сфере информационных технологий на управленческие коммуникации, в том числе документооборот, является многогранным. Поэтому основу организации и технологии работы с документами и информацией сейчас должна составлять не какая-то одна новая концепция, а целый ряд концептуальных подходов. При этом, как уже отмечалось в гл. 1, электронный документооборот необходимо рассматривать как качественно новое системное явление, связанное не только с технико-технологической, документоведческой и юридической составляющими, но и с развитием системы социально-экономического управления в целом.

В табл. 5 представлены некоторые особенности современного этапа организации работы с управленческими документами (по сути, представляющие конкретные направления работы) в сопоставлении с основными концептуальными подходами, призванными обеспечить их развитие.

Таблица 5

Основные концептуальные подходы, обеспечивающие развитие управленческого документооборота в условиях применения современных информационных технологий

Как видно из табл. 5, каждое направление работы предполагает применение нескольких подходов, их сочетание. В таблице показаны концептуальные подходы, которые, на взгляд автора, в наибольшей мере связаны с отмеченными направлениями, хотя могут и должны применяться достижения в других областях.

Выделим в первую очередь те концептуальные подходы, которые в целом уже сформировались. К ним, прежде всего, относятся базовые управленческие подходы – системный, процессный и ситуационный, а также методология управления проектами. Активно разрабатываются вопросы методологии обеспечения информационной безопасности и защиты информации, информационного менеджмента и управления документацией. Другие же направления работы приходится переосмысливать, и их развитие еще предстоит.

Характеристика ряда направлений работы в сфере управленческого документооборота и связанных с ними концептуальных подходов уже дана в предыдущих главах книги (например, концепции жизненного цикла документов, принципа сочетания государственного и корпоративного регулирования, изменения роли и критериев оценки деятельности документационной службы, а также некоторых характеристик документооборота как формы управленческой коммуникации). Вместе с тем ряд обозначенных основных концептуальных подходов требует специального внимания.

Концепция смешанного электронно-бумажного документооборота. Основные положения этого подхода, ряд практических рекомендаций и технологических процедур, разработанные автором настоящей книги, были изложены в предыдущей книге по этой проблематике [82]. Эти идеи были восприняты наиболее авторитетными российскими документоведами, в частности М.В. Лариным, который в предисловии к указанной книге отметил «авторские подходы М.П. Бобылевой к рассмотрению теории и практики электронного документа и электронного документооборота, вопросов параллельного функционирования «бумажного» и «безбумажного» документопотоков» [82, с. 7].

В настоящее время идея смешанного электронно-бумажного документооборота привлекает все большее число сторонников. Реализация этого концептуального подхода позволяет осуществлять поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.

Вместе с тем применение смешанного документооборота не должно рассматриваться как отступление от самой идеи электронного документооборота. Приведенная в табл. 1 (§ 1.3) краткая характеристика основных функций работы с документами и существующих возможностей их автоматизации показывает, что в настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации и использования документов в электронной форме.