Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В последние 10–15 лет в управленческой практике значительно возрос интерес к применению процессного подхода [50, 104, 191]. На предприятиях и в организациях различных отраслей (например, в промышленности, в банковском секторе и др.) внедрение новых информационных технологий сопровождается реинжинирингом бизнес-процессов. В рамках административной реформы подобная работа начата и в государственных учреждениях, в связи с этим разрабатываются регламенты предоставления государственных услуг, электронные административные регламенты [95, 189]. В целом можно отметить возрастание практического интереса к регламентации и стандартизации бизнес-процессов на уровне предприятий и организаций.

Однако имеются отдельные примеры, когда при решении вопросов оптимизации работы устранение недостатков в организации делопроизводства и документооборота рассматривается только применительно к конкретным задачам или бизнес-процессам. Например, предприятие решает вопросы оптимизации своей работы. При этом предлагаемые процедуры работы включаются в описания бизнес-процессов, а до новой инструкции по ДОУ дело не доходит. Поэтому при всей полезности оптимизации отдельных бизнес-процессов следует также иметь в виду и общие, системные вопросы организации документооборота на предприятии в целом и издания соответствующих регламентирующих документов.

Особо подчеркнем, что характерный для корпоративного регулирования ДОУ поиск новых методов и приемов работы является важным источником обогащения теории и практики управления документацией, применения корпоративных информационных систем и технологий документооборота, проведения работы по оптимизации бизнес-процессов в масштабе конкретной организации.

С учетом изложенного выделим ряд принципиальных, на наш взгляд, положений:

1. Сочетание государственного и корпоративного регулирования ДОУ и документооборота в современных условиях следует рассматривать как базовый принцип. При этом корпоративное регулирование ДОУ и документооборота должно дополнять систему государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности организации.

Кроме того, государственное регулирование должно создавать нормативно-правовую основу для осуществления договорной формы регулирования электронного документооборота между равными субъектами.

2. Возникает потребность в издании специальных документов по регламентации документооборота в условиях применения корпоративных технологий, в том числе процессов электронного документооборота.

Регламентация документооборота в рамках организации в условиях применения современных информационных технологий должна отличаться иерархичностью, наличием нескольких уровней регулирования и детализацией требований применительно к конкретным процессам и процедурам работы.

3. Корпоративное регулирование ДОУ связано с использованием не только методов организационного нормирования и регламентации, но и компонентов корпоративной культуры, а также фирменного стиля.

2.5. Документационная служба организации: критерии оценки деятельности и роль в осуществлении документооборота

Для решения вопросов организации документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. В нашей стране традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.). На делопроизводственные службы возлагалось решение вопросов организации документооборота, его анализа, сокращения сроков прохождения документов, выполнения определенных видов работ, позволяющих осуществлять контроль за документооборотом (в том числе регистрация документов, контроль исполнения документов).

В последние годы в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, связанные с использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов (например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т. п.). В настоящей книге наряду с понятием «служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ)», получившим распространение еще применительно к бумажному делопроизводству в начальный период внедрения средств автоматизации, используется также обобщающее понятие «документационная служба» (более короткий вариант названия «служба управления документацией»). Использование нового термина подчеркивает, что в настоящее время в условиях применения современных информационных технологий в деятельности подразделений, отвечающих за работу с документами, появляются новые черты, новые виды работ, меняются ее содержательная сторона и организационно-технологические формы документооборота.