Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Некоторые предложения могут быть отсеяны еще на предварительной стадии по ценовым соображениям (к примеру, цена намного превосходит возможности организации) или по соображениям концептуального порядка (например, отсутствуют принципиально важные функции). Полагаем целесообразным наметить для выбора три – пять (максимально семь) альтернативных вариантов программного обеспечения (ПО), которые на следующей стадии должны быть оценены в соответствии с имеющимися целями и ограничениями.

Кроме того, важно предварительно определиться, какой вариант более предпочтителен: заказная разработка или тиражированный программный продукт. На наш взгляд, если предприятие или организация являются в определенном смысле уникальными (например: специфическая сфера деятельности; лидирующие позиции в отрасли; высокий уровень автоматизации остальных процессов работы в организации в целом; наличие сети подчиненных или взаимосвязанных структур, с которыми надо поддерживать стабильное информационно-управленческое и технологическое взаимодействие), то более предпочтительным будет вариант заказного ПО или настраиваемого программного комплекса. Это связано с тем, что потребности организации будут превышать уровень типовых решений, представленных на рынке. В остальных случаях удобнее внедрять тиражированный программный продукт, апробированный в других организациях.

Стадия разработки решений является наиболее ответственной, так как окончательный выбор решения будет осуществляться именно из предложенных альтернатив.

В период становления российского рынка ПО для автоматизации документооборота в целях облегчения оценки программных продуктов (количество которых было невелико) были подготовлены первые материалы по их сравнительному анализу [184].

Несколько лет спустя нами была предложена методика применения многокритериального подхода в процессе принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота [63, 67, 82]. Основные положения этой методики заключались в следующем.

Процесс принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота в каждой организации может иметь свои особенности и нюансы. В качестве возможного ориентира на стадии анализа альтернатив и выбора программного продукта предложена логическая схема, представленная на рис. 14. Оценка программных продуктов выполняется как с точки зрения предъявляемых функциональных требований, так и системно-технических характеристик, адаптационных возможностей, особенностей внедрения и, наконец, стоимости.

Рис. 14. Вариант процесса принятия решения о выборе программного продукта для автоматизации документооборота

Рассмотрим выделенные этапы работы несколько подробнее.

1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота. Этот этап заключается в подготовке к оценке проектов с позиций функциональных и системно-технических требований. Эксперты должны сформировать перечень критериев, по которым будут оцениваться программные продукты. При большом количестве критериев они могут быть объединены в группы, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений.

Функциональные требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой. Например, функциональные требования можно детализировать по основным традиционным делопроизводственным функциям: регистрации документов, контроля исполнения, поиска в базе данных, учета передачи подлинников и копий документов.

Среди функциональных критериев следует выделить обеспечение задач электронного документооборота, в том числе: работу с электронными файлами документов; регистрацию документов, поступающих по электронной почте; возможность использования средств криптографической защиты информации (ЭЦП). На выполнение определенных видов работ фирмы-разработчики должны иметь соответствующие лицензии.

Еще одна группа критериев связана с задачами управления документооборотом, к которым можно отнести: управление потоками документов внутри организации, передачу документов на исполнение, контроль за движением (передачей) документов, определение их местонахождения, подготовку статистических данных о документообороте (по различным параметрам), регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов, контроль за действиями пользователей и т. п.