Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

5. Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов. Требования к адаптационным возможностям системы в определенном отношении связаны с ее функциональными и системно-техническими характеристиками. Тем не менее их оценку мы выносим на самостоятельный этап, чтобы сэкономить трудозатраты и не проводить экспертизу проектов, не удовлетворяющих функциональным и системно-техническим требованиям и «отсеянных» на предыдущем этапе. При оценке адаптационных возможностей системы должны учитываться как тенденции развития организационной системы учреждения или предприятия, так и программно-технические аспекты.

Важно оценить простоту установки и настройки системы, возможности ее развития. К примеру, типовыми ситуациями являются создание, реорганизация и ликвидация подразделений. Соответственно программный продукт должен позволять вносить соответствующие изменения в системные справочники и настройки пользователей.

Для оценки программных продуктов по критериям адаптационных возможностей также может быть использована система весовых коэффициентов или ранжирование.

6. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих критериям адаптационных возможностей. На этом этапе число оцениваемых вариантов может быть уменьшено. Процедура отбора проводится по тому же принципу, что и описанная в п. 4.

7. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов. На этом этапе выполняется сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам. В состав затрат на создание КСЭД входят:

затраты на приобретение программного обеспечения (стоимость рассчитывается обычно по количеству клиентских мест или серверов);

стоимость программного обеспечения системы управления базой данных (СУБД), на которой функционирует система документооборота (если требуется его приобретение);

стоимость поддержки и сопровождения программного обеспечения КСЭД;

затраты на внедрение (важно учесть как затраты на программно-технические аспекты, так и затраты на обучение пользователей).

Поскольку стоимостные характеристики уже имеют количественную форму выражения, использование балльной оценки здесь не потребуется.

8. Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях соответствующего типа), репутации фирмы-разработчика. На этом этапе в значительной мере приходится иметь дело с трудноформализуемой информацией. Однако эта информация может сыграть существенную роль при выборе решения. Поэтому организации, выбирающей программный продукт для автоматизации документооборота, полезно обратиться к клиентам фирм-разработчиков с просьбой дать отзыв о применяемом продукте, опыте его применения, взаимодействии с фирмой-разработчиком.

9. Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота. Заключительный этап состоит в осмыслении полученной на предыдущих этапах информации (как формализованной, так и неформализованной) и использовании ее для обоснования выбора. На этой основе руководство организации принимает управленческое решение.

В принципе возможен вариант, когда эксперты придут к мнению, что ни один «коробочный» программный продукт или базовый вариант программного обеспечения не соответствует предъявляемым требованиям полностью. Тогда встает вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами в данной организации. В этом случае может быть выбран конкретный программный продукт из числа наиболее подходящих для его развития и адаптации к потребностям заказчика.

К выбору заказной системы программного обеспечения можно подойти также с позиций оценки фирм-разработчиков, т. е. их репутации и возможностей, опыта применения их программных продуктов. При этом варианте для взаимодействия с разработчиком и постановки конкретных задач сохраняется необходимость изучить основные функциональные возможности готовых программных продуктов и составить перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к разрабатываемой корпоративной системе автоматизации документооборота, ее адаптационным характеристикам и стоимости.

Таковы основные положения апробированной методики, соответствовавшей предыдущему этапу развития рынка ПО для систем автоматизации документооборота.