Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Поэтому задача принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота становится все более сложной как с точки зрения неопределенности информации, количества альтернатив, так и критериев выбора.

В настоящее время возрастает значение типовых решений и стандартизации в сфере программно-технических средств обеспечения процессов электронного документооборота. В связи с этим в ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 включен специальный раздел «Проектирование и внедрение систем управления документами», содержащий ряд наиболее общих требований к автоматизированным системам [39]. Важным событием является то, что в 2008 г. Европейская комиссия утвердила обновленную версию Европейской спецификации «Типовые требования к управлению электронными официальными документами» (Model Requirements for the Management of Electronic Records – MoReq2) [183]. Первая версия MoReq была опубликована в 2001 г.

Спецификация MoReq2 подготовлена с учетом современных достижений в сфере информационных технологий и устанавливает обязательные и дополнительные требования к системам управления электронными официальными документами (с учетом рассмотренных в предыдущих главах книги особенностей западного подхода к пониманию электронного документооборота). Каждое требование сопровождается оценкой тестируемости (варианты – требование может быть протестировано, требование не может быть протестировано либо возможно частичное тестирование). При этом в документ включены специальные разделы, содержащие тесты и позволяющие осуществлять независимое тестирование программных продуктов на предмет соответствия их требованиям спецификации. Спецификация MoReq2 может быть использована как при оценке ПО на стадии его выбора, так и для оценки функциональных возможностей уже применяемой системы. Что особенно важно, на этой основе может проводиться сертификация программных продуктов. Тем самым организации, планирующие внедрять систему электронного документооборота или принимающие решение о ее дальнейшем развитии, получат объективную оценку программных продуктов, предлагаемых различными разработчиками. Это, в свою очередь, позволит сделать выбор ПО более обоснованным.

Таким образом, методология принятия решения о выборе программного продукта для КСЭД предполагает соблюдение следующих принципов:

использование многокритериального подхода;

обоснованность (наличие достоверной информации о характеристиках программного продукта и его соответствие уровню современных требований);

взвешенность (сопоставление характеристик различных программных продуктов и возможностей фирм-разработчиков; оценка экономических затрат);

согласованность мнений экспертов и лиц, принимающих решение;

продуманный процесс работы экспертов;

учет особенностей маркетинговой ситуации.

В ходе принятия решения о выборе программного продукта для КСЭД создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы.

3.5. Управление нововведениями в сфере автоматизации документооборота и этапы внедрения корпоративной системы документооборота

Внедрение корпоративной системы электронного документооборота можно рассматривать как управленческое нововведение, что позволяет учесть закономерности инновационного процесса и эффективно его организовать.

Можно выделить два основных типа нововведений в зависимости от их инновационного потенциала:

радикальные (базовые), открывающие принципиально новые возможности, вносящие качественные изменения в способы человеческой деятельности;

модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы [108, 171].

Радикальные и модифицирующие нововведения в процессе управления должны сочетаться. На практике приходится встречаться также с «псевдонововведениями», которые касаются лишь внешних атрибутов и продиктованы соображениями престижа или рекламы.

В современных условиях внедрение КСЭД и использование электронного документооборота следует оценивать как радикальное нововведение.

Нововведения модифицирующего типа появляются чаще радикальных и обеспечивают адаптацию к изменяющимся условиям и задачам. Так, например, частичные улучшения организации управленческого труда и документооборота сами по себе дают положительные результаты. Но возможности модифицирующих нововведений ограничены и, как результат, на определенном этапе они уже не в состоянии компенсировать потребности организации. И тогда задержка с разработкой и внедрением более масштабных или радикальных нововведений может привести к снижению эффективности управления [56, с. 90–91].

Управленческие нововведения можно рассматривать в двух аспектах: как явление и как процесс. Во-первых, управленческое нововведение есть любое целенаправленное изменение технологии управления, ориентированное на замену ее элементов в целях ускорения, улучшения или облегчения выполнения задач или бизнес-процессов. Во-вторых, управленческое нововведение есть процесс, имеющий свои стадии, свой жизненный цикл.