Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Примерно тогда же В.Н. Черновым был предложен сходный вариант методики оценки, при котором вместо количества баллов проставляются обобщенные оценки «+», «+/—» или «—» в зависимости от степени выраженности оцениваемых характеристик [195]. Кроме того, В.Н. Чернов предложил перечень количественных эксплуатационных параметров систем различных фирм-разработчиков, который, наряду с ценовыми характеристиками, включает:

количество успешных внедрений в крупных и средних организациях;

практическая работа с максимальным количеством хранимых документов;

практическая работа максимального количества пользователей в системе;

одновременная работа максимального количества пользователей в системе;

практическая поддержка среднего документопотока за год и др. [118, с. 62–63].

Предложенный М.В. Лариным и О.И. Рысковым порядок действий по выбору автоматизированной системы управления документами (АСУД) включает следующие этапы:

определение задач и уровня автоматизации; изучение рынка;

выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ; выбор АСУД (оценка общесистемных характеристик АСУД, оценка функциональных характеристик АСУД) [150, с. 117–125].

Как видим, в этом варианте подхода выбору фирмы, занимающейся разработкой и внедрением системы, уделяется внимание не меньшее, чем выбору ПО.

С некоторыми изменениями и дополнениями в сравнении с указанной публикацией выделим следующие параметры оценки фирмы-разработчика:

надежность компании (в том числе известное на рынке имя, стаж работы в данной сфере, финансовая стабильность и др.);

организационная структура компании (наличие специализированных подразделений, в том числе региональных, сложившиеся контакты с поставщиками встраиваемых модулей);

материально-техническая база (наличие собственного офиса, достаточные возможности для технического сопровождения и гарантийного обслуживания системы, модификации ПО и тестирования новых версий);

кадровый потенциал;

возможности обучения пользователей системы; успешные проекты по внедрению аналогичных систем; состав работ, обеспечиваемый компанией в ходе разработки и внедрения проекта;

качественная технологическая и методическая документация. Кроме того, при оценке потенциальных партнеров следует принимать во внимание их принципы взаимодействия с заказчиком и организацци управления проектом по разработке и внедрению КСЭД, готовность выполнить в определенные сроки отдельные этапы проекта и проект в целом. К примеру, важной частью проекта может быть переход от СЭД, ранее использовавшейся в организации-заказчике, к системе, более полно отвечающей современным требованиям. Для этого от фирмы-разработчика потребуется оценка возможности миграции накопленной базы данных и практическое осуществление этой работы.

Российский экономист И. А. Стрелец обращает внимание на так называемые эффекты ловушки (lock-in effects), отмеченные американскими экономистами К. Шапиро и Х. Вэрианом [185, с. 26–27]. Так, со временем организации, обладающие крупными информационными системами, оказываются в определенной зависимости от их разработчиков и поставщиков. При необходимости смены ПО потребителям может быть сложно переучиться работать с другой технологией. Эти обстоятельства важно принимать во внимание при решении задачи выбора программного продукта, а также при оформлении договорных отношений с его поставщиком.

В последние годы задача принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота характеризуется новыми особенностями:

1. Рост предложений на рынке ПО для создания КСЭД.

2. Значительное расширение функциональных возможностей систем автоматизации документооборота и хранения документов (в связи с достижениями в сфере информационных технологий).

3. Конвергенция функциональных возможностей предлагаемых на рынке программных продуктов. Сближение функциональных характеристик программных продуктов различных разработчиков является также следствием общности технологических процессов и процедур документооборота.

4. Возрастание требований организаций-заказчиков к функциональным возможностям КСЭД. Например, осуществление «мобильного» электронного документооборота с сотрудниками организации, находящимися в командировке, интеграция со смежными системами, используемыми для автоматизации бизнес-процессов, и др.

5. Использование различающейся терминологии при обозначении сходных задач и процессов.

В частности, современная стратегия маркетинга западных производителей имеет в своей основе «… придумывание какой-нибудь новой аббревиатуры и активную ее раскрутку как “нового класса ПО”», отмечает В. Боркус [85, с. 36]. Этот подход, известный в рекламной деятельности как создание «уникального торгового предложения» (разновидностями его являются «преимущественное право» или «опережающий подход»), подразумевает акцент на особых потребительских свойствах товара, которых нет у товаров конкурентов или о которых они не заявляли [77, с. 102].