Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

В самом начале разработки и применения систем автоматизации документооборота (1990-е гг.) в отдельных организациях иногда высказывалось мнение, что задачу разработки программного обеспечения вполне можно поручить программистам своей организации, в предположении, что это обойдется дешевле. Однако сегодня системы электронного документооборота являются весьма сложными многокомпонентными разработками, учитывающими динамичное развитие компьютерной техники и технологий. Их создание – результат высокопрофессиональной деятельности коллективов специалистов. Развитие техники и технологий позволяет разработчикам систематически обновлять версии программных продуктов, находить новые решения отдельных технологических задач, реализовывать новые функциональные возможности. Поэтому «самописные» программные продукты не стоит рассматривать как перспективный и конкурентоспособный вариант для создания КСЭД.

Управленческое решение по выбору программного продукта для системы электронного документооборота является многоцелевым. Его принятие предполагает соответствующие затраты организации, связанные со стоимостью программного обеспечения, возможного дооснащения компьютерной техникой, обучения персонала и т. п. В процессе принятия решения целесообразно учитывать взаимосвязь рассмотренных выше основных компонентов информационного менеджмента: информационных ресурсов, персонала, технических и программных средств обеспечения информационных процессов, процедур и правил работы.

В выборе программного продукта необходимо участие экспертов – специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие документационной службы с подразделениями информатизации и информационной безопасности.

В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода.

В современной теории принятия решений многокритериальные задачи выбора занимают особое место, а задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в теории и практике менеджмента [56, 103, 151]. Сложность выбора определяется как количеством альтернатив (в нашем случае возможных программных продуктов), так и количеством критериев. Критерии выбора решения из некого множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участников процесса выбора.

При всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить четыре основные стадии работы:

подготовительная (постановка задачи);

разработка возможных вариантов решений;

выбор решения;

реализация принятого решения.

На рис. 13 представлена одна из возможных технологических схем, отражающая последовательность этапов подготовки управленческих решений и основные виды используемой информации [56, с. 28]. Схема отображает логику и рациональную последовательность действий. На практике может возникнуть необходимость повторения уже пройденного этапа, если получен отрицательный результат, нет требуемой информации или коренным образом изменилась ситуация. Знание технологии процесса принятия решений позволяет рационально организовать его информационное обеспечение и тем самым содействовать обоснованности и своевременности решений.

На подготовительной стадии принятия решения о выборе программного продукта важно определить:

какие потребности в автоматизации документооборота (в общих чертах) должны быть удовлетворены;

какие источники информации будут использоваться для знакомства с программными продуктами и деятельностью фирм-разработчиков, какова степень полноты и достоверности информации, как познакомиться с демонстрационной версией;

кто войдет в круг экспертов, оценивающих альтернативы; в течение какого времени будет проводиться экспертная оценка. Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, т. е. с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности организации. Для этого можно воспользоваться информационно-рекламными публикациями, материалами конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов (например, материалами ежегодных выставок-конференций «DocFlow» и соответствующим сайтом в Интернете, а также сайтами фирм-разработчиков), а либо запросить у разработчиков интересующие организацию дополнительные сведения. К примеру, предлагаемые программные продукты могут быть ориентированы на определенный масштаб деятельности организации (крупные, средние или малые организации) и соответствующий объем документооборота.

Рис. 13. Этапы подготовки управленческих решений