Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Вместе с тем отметим влияние сформировавшейся административно-командной системы управления (т. е. системы, основанной преимущественно на административных методах и распорядительных формах управленческого воздействия) не только на формы документирования управленческой деятельности, но и на организацию документооборота, а также применение технических средств. В частности,

можно вспомнить ограничение количества и регламентацию применения копировально-множительной техники. В условиях бурного развития информационных технологий и рыночных отношений копировально-множительная техника и многофункциональные устройства стали применяться повсеместно.

С начала 1990-х гг. и до наших дней в российских организациях (в том числе в новых управленческих структурах) сосуществуют формы документооборота, характерные для предыдущего периода, и принципиально новые формы и технологии документооборота, основанные на применении средств автоматизации и электронных документов.

При этом существует определенное отличие организации документооборота в нашей стране в сравнении с таковой в странах Запада. Это отличие обусловлено российскими управленческими традициями, связанными с движением документов к исполнителям через руководителей, которые дают поручения по их выполнению (резолюции). В европейских традициях практикуется переписка между самими исполнителями непосредственно без централизованного контроля. Кроме того, в отличие от российской практики, может отсутствовать специальное структурное подразделение, организующее делопроизводство и архив, в связи с чем учет документов может быть разрознен, а присвоение регистрационных номеров документам может не являться обязательным. Такой подход несет определенные риски – не всегда удается обеспечить сохранность создаваемых документов (в том числе при уходе сотрудников), их учет. Возможны случаи превышения должностных полномочий или даже прямых нарушений (некоторые из таких фактов стали достоянием общественности в условиях начавшегося мирового финансового кризиса). Поэтому во многих корпорациях в настоящее время усиливается внимание к различным аспектам внутреннего контроля, а также к управлению документацией. Возрастающее значение управления документацией подчеркивается в международном стандарте ИСО 15489—2001. Предполагается также издать серию международных стандартов, посвященных системе управления документами (Management system for records). В настоящее время ведется работа над проектами стандартов этой серии [194].

На наш взгляд, в ходе решения вопросов совершенствования документооборота в российских организациях следует учитывать зарубежный опыт, но не копировать его. В частности, целесообразно развивать делегирование полномочий по рассмотрению и принятию решений по определенным видам документов на уровне исполнителей, обеспечивая при этом «обратную связь» с руководителем и возможности современных технологий документооборота для контроля исполнения документов, а также увязывать эту работу с проектированием эффективных бизнес-процессов. Кроме того, важно сохранять и развивать на новой технологической основе преимущества управления документацией и документооборотом в масштабе организации, возлагая ответственность за это на конкретное подразделение (документационную службу).

С другой стороны, российский опыт по детальной проработке процедур документооборота, переосмысленный в связи с внедрением современных информационных технологий, как отмечает специалист в области систем электронного документооборота В.Э. Баласанян, может представлять интерес «… для многих стран мира, в том числе опережающих нас в области собственно информатизации» [57, с. 74].

Итак, рассмотренные основные исторические этапы организации и совершенствования работы с управленческими документами позволяют нам выделить основные типы форм документооборота с позиций управленческой коммуникации. По мере возрастания сложности форм документооборота в их историческом развитии их типология представлена в табл. 3. Как видим, каждый новый этап связан со следующими базовыми характеристиками:

используемые схемы коммуникации (от простых схем к разветвленным многозвенным коммуникационным сетям);

документы (рукописные, машинописные, электронные в зависимости от способа документирования);

регламентация порядка работы (от отсутствия «писаных» правил к развитым формам регламентации);

требования к учету документов (от отсутствия специального учета через использование регистрационных журналов и картотек к современным способам автоматизированной регистрации);

организационные формы работы (применение централизованной, децентрализованной и смешанной форм, а в условиях современных автоматизированных систем – распределение функций по управлению документооборотом и регистрации документов).