Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

Иными словами, рассматривая документооборот прежде всего как «оборот документов», правоведы обращают также внимание на то, что документооборот является формой взаимодействия различных субъектов (юридических и физических лиц), т. е. не ограничивается движением документов в рамках одной организации, как традиционно его рассматривают документоведы. При этом, как отмечает И.Л. Бачило, «значимость и всепроницаемость в общественные отношения электронного документа обязывает иметь наиболее точное его нормативно-правовое определение, понимание его структуры и доверие к нему как носителю достоверной, своевременной и неизменяемой в процессе передачи информации, а также его необходимой защиты» [59, с. 22].

Как справедливо отмечают российские ученые – специалисты по системному анализу В. Л. Арлазаров и Н.Е. Емельянов, «.постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства» [54, с. 6].

При этом специалисты по информационным технологиям, употребляя понятия «документооборот» и «электронный документооборот», имеют в виду прежде всего информационные процедуры, программнотехнические средства их реализации и средства коммуникации.

На наш взгляд, помимо традиционной документоведческой трактовки понятия документооборот, а также с учетом юридических и информационно-технологических подходов важно также принимать во внимание организационно-управленческий аспект документооборота, касающийся способов организации деятельности по обеспечению документального информационного взаимодействия в процессе управления. Этот подход связан также с коммуникационным аспектом, т. е. рассмотрением документооборота с позиций процесса управленческой коммуникации.

Любопытно отметить, что в западноевропейской и американской практике отсутствует прямой аналог понятию «документооборот». Возможно, этому есть этимологическое объяснение. Содержание процессов документооборота характеризуется целым рядом понятий: «document lifecycle management» (управление жизненным циклом документов), «document management» (управление документами), «records management» (управление записями), «document processing» (обработка документов). Однако в целом представления специалистов разных стран о конкретных процессах и технологиях, используемых для автоматизации работы с документами на различных стадиях их жизненного цикла, вполне сопоставимы, хотя имеются и отличия, связанные с организационно-технологическими формами работы (см. § 2.3).

Кроме того, важно иметь в виду, что повсеместно применяется понятие документальной коммуникации. Поэтому рассмотрение управленческого документооборота как процесса коммуникации, информационного взаимодействия позволяет не замыкаться на национальных традициях, а учитывать также более общие аспекты и закономерности.

Таким образом, понятия «жизненный цикл документа» и «документооборот» позволяют рассмотреть существование документов в динамике и выделить типовые процессы работы. Однако между этими понятиями есть отличия как в сфере охвата процессов работы с документами (к документообороту относятся не все фазы ЖЦД), так и в их содержании (документооборот связан не только с ЖЦД, но и с технологией управления и управленческими коммуникациями в целом).

Глава вторая Особенности современного документооборота как формальной управленческой коммуникации

2.1. Управленческий документооборот как формальная деловая коммуникация в системах управления

На наш взгляд, в современных условиях документооборот может рассматриваться как специфическая область коммуникации между организациями, их должностными лицами, а также между юридическими и физическими лицами в процессе функционирования управленческой системы.

Понятие «коммуникация» (от латинского communico – делаю общим, связываю, общаюсь) имеет несколько значений:

общение, связь между двумя или более субъектами, передача информации между ними;

процесс передачи информации;

средства связи (средства коммуникации).

Коммуникации одинаково важны и для отдельных людей, и для организаций, поскольку возможность коммуникации лежит в основе совместной деятельности людей и их существования. Соответственно, коммуникации следует рассматривать в числе базовых компонентов управленческой деятельности.