Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

Остается лишь один путь к эффективному управлению временем – его планирование и экономия. Кстати, в английском языке свободное время обозначается двумя терминами: «free time» (свободное время) и «spare time» (запасное, «сэкономленное» время). Многие люди пытаются экономить на свободном от работы времени в пользу успеха в профессиональной деятельности. Мы экономим на отдыхе, а в свое «spare time» пытаемся вместить как можно больше работы и достижений. Правильно ли это?

Известный психолог Н. Пезешкян постоянно подчеркивал необходимость равновесия между профессиональной и частной жизнью. Он выделяет четыре жизненные сферы: тело; достижение и работа; смысл; общение. Они зависят друг от друга. Так, следствием перегрузки на работе может быть невнимание к своему самочувствию, а также ослабление личных контактов и отношений. Без опоры на ясные представления о ценностях и смысле быстро и надолго снизятся личная мотивация и способность добиваться успеха. Уделяя слишком много времени и сил достижению успеха, человек неизбежно пренебрегает другими жизненными сферами, что, в свою очередь, негативно сказывается на достижениях.

Четыре жизненные сферы должны находиться в равновесии. На каждую из них должно приходиться примерно 25 % времени. Между тем в нашей культуре на «достижения и работу» приходится 50-70 % времени, вопросам «о смысле» отводят максимум 5-15 %. «Общение» снабжается временем по остаточному принципу, а к «телу» многие люди вообще равнодушны (потчуют его гамбургерами или пережаренными пирожками и не особо утомляют физическими упражнениями). А сколько процентов вашего активного времени отдаете каждой сфере вы? Не раздумывая, разделите общий показатель – 100 % – между четырьмя сферами. Итак, насколько гармоничен ваш временной баланс?

Между тем, если одна или две сферы практически «вышли из употребления», то другие начинают доминировать, при этом нарушение баланса приводит к дисгармонии как в личностной, так и в профессиональной сфере. Так, чрезмерно увлеченный достижениями и работой человек приносит свои производственные проблемы и дела домой, что мешает ему наслаждаться свободным временем и отдыхать. В результате – психосоматические заболевания вследствие перегрузок. Погружение в работу, отгораживание от мира книгами, второй компьютер дома – все это способствует изоляции и отчуждению в отношениях с другими людьми. Глубинное погружение в поиски смысла может привести к мрачному тупику или сомнительному сектантству. Вместо того чтобы переоценивать одну из сфер, лучше привести их к равновесию и гармонии. Так будет полезнее – как для физического и психического здоровья, так и для работы. А экономить лучше на потерях времени. Для этого нужно правильно спланировать свое время.

Долгосрочное планирование времени

Перед тем, как приступить к планированию рабочего дня, необходимо задать себе вопросы: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день? Какую роль я придаю сегодняшнему дню по сравнению с завтрашним и вчерашним?» Ответить на эти вопросы важно, потому что сегодняшний день – это звено в цепочке вашей карьеры, вашего жизненного пути, следствие вашего «вчера» и прелюдия всех ваших «завтра». Не понимая логики своего жизненного пути, трудно что-либо планировать вообще. Поэтому начинать нужно с долгосрочного планирования.

Важным инструментом такого планирования времени является ежедневник. Приобретя «планировщик» на следующий год, отметьте праздники, семейные события, дела, не связанные с работой (например, собрание гаражного кооператива или общественной организации), – это время уже занято. Перенесите в новый ежедневник все ваши рабочие обязательства. Добавьте в него контрольные сроки, к которым должны быть выполнены основные дела.

Реалистичнее обходиться со временем помогают маркеры. К примеру, желтым цветом можно подчеркнуть в ежедневнике встречи вне офиса, для того чтобы напомнить себе: нужно время на дорогу. Красным можно подчеркнуть дела, которые требуют много подготовки. Рабочие совещания (на них нужно явиться в заранее оговоренное время) подчеркнем оранжевым. Зеленым обозначим паузы для отдыха и все, что связано с развлечениями.

При определении поэтапных целей на ближайший год доказала свою эффективность формула «МУДРО», согласно которой цель должна соответствовать пяти критериям.

● М – метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно. Четкие цели сами по себе являются мотивирующим фактором.

● У – поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить, то можно сделать!»).

● Д – сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, что делать не следует.

● Р – является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда – достижимой.

● О – ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения [28, с. 180].