Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома

В среднем ведение бухгалтерии на аутсорсинге в доме на 300 квартир (вместе с выставлением квитанций и ГИС ЖКХ) стоит 12–20 тыс. руб. в месяц (в ценах 2019 года). Не всегда получается найти за эти деньги грамотного бухгалтера. Кроме того, на 1 руб. его заплаты будет приходиться 30 коп. налогов и сборов в пользу государства, т. е. вы будете выступать в качестве налогового агента.

Поэтому стоит взвесить все «за» и «против» при определении того формата учетно-финансового администрирования, который будет выбран.

Все о персональных данных и законности процедуры их сбора и обработки

Организация, управляющая многоквартирным домом, является оператором персональных данных, и на нее распространяются положения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

При управлении многоквартирным домом управляющая организация собирает и использует персональные данные (это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу, т. е. субъекту персональных данных).

Чаще всего такие персональные данные включают: фамилию, имя, отчество; год, месяц, дату рождения; место рождения; ИНН; паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства и адреса фактического проживания; количество проживающих и зарегистрированных в жилом помещении; контактный телефон; электронную почту (имейл), марку и номер транспортного средства; семейное положение; сведения о праве собственности на жилое помещение, сведения о собственниках помещений; размер начисленных жилищно-коммунальных услуг по месту нахождения жилого помещения.

Для реализации требований законодательства о защите персональных данных управляющей организации необходимо:

1. Обеспечить включение управляющей организации в Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных. Этот Реестр ведет уполномоченный орган — Роскомнадзор. По состоянию на март 2019 года в нем содержались сведения о почти 400 тыс. операторов персональных данных.

Для подачи уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных необходимо заполнить электронную форму на сайте Роскомнадзора: pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form. Уведомлению будет присвоен определенный номер. Затем необходимо распечатать это уведомление, подписать, поставить печать и передать в соответствующий территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора. В течение 30 дней ваша организация появится в Реестре операторов, и вы сможете ее найти по ИНН (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Уведомление необходимо подавать до начала обработки персональных данных. В законе определен ряд ситуаций, когда подавать уведомление не требуется:

— Обработка персональных данных в соответствии с трудовым законодательством (т. е. в связи с заключением трудовых отношений со своими работниками).

— Обработка персональных данных в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора.

Довольно редко бывает, когда договоры управления многоквартирным домом заключаются со всеми собственниками одновременно. А значит, останется какой-то процент собственников, чьи персональные данные управляющая организация будет обрабатывать без наличия заключенного договора. Следовательно, она обязана быть в Реестре операторов.

— Обработка персональных данных, включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов. Такие персональные данные находятся, в частности, в выписке из Реестра. Однако фактически управляющие организации не могут обрабатывать только эти данные, и им необходимы сведения о дате регистрации права собственности, количестве собственников по жилому помещению и иная информация, относимая к персональным данным.

— Обработка персональных данных без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных.

Так, в силу п. 3.1 ст. 45 ЖК РФ управляющие организации обязаны вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, который содержит сведения, позволяющие идентифицировать собственников помещений в данном многоквартирном доме, а также сведения о дате регистрации права и доле в праве каждого собственника. В случае передачи данного реестра третьим лицам (собственникам, которые хотят провести общее собрание) согласие собственников на передачу персональных данных, содержащихся в реестре, не требуется.