Управление проектами для "чайников"

Это распределение человеко-часов отражает график персональной загрузки в нижней части рис. 5.3. Как видно, переработка составляет 10 часов в течение третьей недели. Если это вас не смущает, можно оставить план без изменений. В противном случае надо придумать альтернативную стратегию, чтобы ликвидировать сверхурочные работы третьей недели.

Как можно разрешить проблему перегрузки

Это можно сделать несколькими способами.

• Распределить время неравномерно на протяжении одной или нескольких задач.

• Использовать резерв времени, который может возникнуть при выполнении какой-либо задачи.

• Передать часть работы третьей недели кому-либо из коллег.

• Попросить назначить дополнительных работников.

• Передать часть работы внешним исполнителям по контракту.

Предположим, вы выбрали неравномерное распределение рабочих часов на протяжении задачи 1, как показано в табл. 5.3. Далее на рис. 5.4 показано, как перераспределить рабочие часы, чтобы избежать сверхурочных работ.

Таблица 5.3. Предлагаемый вариант распределения трудоемкости по неделям для задачи 1

Период времени	Трудоемкость (в человеко-часах)
Неделя 1	30
Неделя 2	20
Неделя 3	10

Рис. 5.4. График работы с распределением рабочих часов, исключающим переработку

Ликвидировать потребность в сверхурочных работах можно, как показано на рис. 5.5, используя резервное время, которое имеется у задачи 3. Сдвинув ее начало на одну неделю, уменьшим загрузку третьей недели до 40 часов.

Рис. 5.5. График работы со сдвигом начала работ за счет резервного времени, исключающий переработку

Вместо графика для отображения распределения человеко-часов можно использовать таблицу. Представленная на рис. 5.6 таблица содержит ту же информацию, что и график рис. 5.3. Такую таблицу следует составить на каждого участника проекта.

Общее количество рабочих часов, отработанных в проекте каждым исполнителем, сведите в таблицу, подобную изображенной на рис. 5.7.

Рабочая загрузка исполнителя (человеко-часы)	Неделя 1	Неделя 2	Неделя 3	Неделя 4	Неделя 5	Итого
Задач 1	20	20	20	.	.	60
Задач 2	.	20	20	.	.	40
Задач 3	.	.	10	10	10	30
Итого	20	40	50	10	10	130

Рис. 5.6. Таблица персональной загрузки

Рабочая загрузка исполнителя (человеко-часы)	Неделя 1	Неделя 2	Неделя 3	Неделя 4	Неделя 5	Итого
Вы	20	40	50	10	10	130
Билл	10	20	10	30	10	80
Мэри	15	10	20	10	30	85
Итого	45	70	80	50	50	295

Рис. 5.7. Сводная таблица персональной загрузки для нескольких исполнителей

Такая таблица поможет:

• выявить неравномерность нагрузки на работников и при необходимости перераспределить ее;

• рассчитать бюджет для оплаты персонала путем умножения количества отработанных часов на персональные ставки исполнителей. (См. раздел "Два способа определения косвенных расходов" в конце этой главы.)

Координация работ по нескольким проектам

Такую же схему планирования трудовых ресурсов можно применить при одновременной работе над несколькими проектами, если для каждого имеется свой график персональной загрузки.

На рис. 5.8 показана сводная таблица персональной загрузки, суммирующая количество человеко-часов, отработанных исполнителями по нескольким проектам в течение нескольких месяцев.

Рис 5.8. Сводная таблица персональной загрузки для нескольких проектов

Представьте, что вы будете работать над тремя проектами в течение января, февраля и марта. В феврале вы планируете уделить проектам А, В и С 40, 20 и 40 рабочих часов соответственно. Если от вас потребуют выделить еще 80 часов на проект D, есть несколько вариантов. Допустим, что общее количество рабочих часов в месяце 160, значит, вы можете посвятить проекту D 60 человеко-часов. Чтобы изыскать еще 20, можно:

• найти человека, который отработает 20 часов в проектах А, В и С в феврале;

• передвинуть работы некоторых проектов с февраля на январь или март;

• работать в сверхурочное время.

Планирование других ресурсов

Управление другими ресурсами, такими как оборудование и оснащение, проводится теми же методами.

Вы должны разработать:

• таблицу всех этих ресурсов;

• таблицы расхода по каждому ресурсу;

• сводную таблицу расхода ресурсов.