Управление проектами для "чайников"

Термины, которыми часто подменяют понятие "проект".

Процесс — последовательность действий для выполнения какой-либо функции, например деятельность отдела снабжения или бухгалтерии. Это не одноразовое мероприятие, направленное на достижение определенных результатов, а постоянно выполняемые действия. Например, процесс закупки материалов может быть частью проекта.

Программа — это комплекс мероприятий, направленных на достижение долгосрочных целей, например программы здравоохранения или улучшения морально-психологического климата в коллективе. Программы никогда полностью не достигают своих целей (например, все население никогда не будет стопроцентно здоровым). Хотя в рамках программы возможно успешное выполнение каких-либо проектов с достижением вполне конкретных результатов (например, проведение семинара о снижении риска сердечно-сосудистых заболеваний). В данном случае программа — это совокупность нескольких проектов.

Определение управления проектом

Управление проектом — это процесс руководства всеми работами по проекту от начала до завершения. Управление проектом предполагает три основных вида деятельности.

Планирование.

• Определение желаемых результатов проекта.

• Разработка графика выполнения работ.

• Расчет количества необходимых ресурсов.

Организация.

• Распределение ролей и обязанностей.

Управление.

• Перераспределение работ и назначений.

• Руководство работами и контроль результатов.

• Решение возникающих проблем.

• Обмен информацией с заинтересованными лицами.

Полное и своевременное решение и согласование всех вопросов проекта повышает вероятность его успешного завершения. А отсутствие полной и достоверной информации у участников проекта значительно снижает эту вероятность.

Гладко было на бумаге, да забыли про овраги

Проекты имеют сроки. Созданные для решения определенных задач, после достижения результата они заканчиваются. Такая зависимость от времени порождает ряд проблем.

Проект — не единственная ваша обязанность. Вам могут поручить еще один проект, не интересуясь, как вы со всем этим справитесь, просто скажут: "Займитесь этим". А когда из-за вашей перегруженности оба проекта окажутся на грани срыва, выяснится, что никто такого не ожидал и никакие меры не предусмотрены.

В проекте нередко участвуют люди, которые прежде не работали вместе. Даже для небольшого проекта вам понадобятся помощники. А реализация крупного проекта потребует много работников, из которых вы сформируете временный коллектив, так называемую проектную команду. Многие из участников проекта, как правило, вместе еще не работали, а то и вовсе незнакомы. Это может замедлить работу, поскольку:

• у членов команды разные методы работы и стиль общения;

• у них разные навыки и подходы к выполнению одних и тех же работ;

• у вас нет времени на налаживание плодотворного сотрудничества на основе взаимного уважения и доверия.