Управление проектами для "чайников"

• Сотрудничающие лица и организации — привлечены для выполнения работ в силу той или иной необходимости.

• Продавцы, поставщики и подрядчики — организации, предоставляющие трудовые, материальные и финансовые ресурсы для работ проекта.

• Разрешительные органы — государственные организации, от которых требуются особые разрешения на определенные виды деятельности.

• Профессиональные общества — при некоторых обстоятельствах могут оказать влияние на успех проекта.

• Общественные организации — местные, национальные и международные общественные организации, которые могут оказать влияние на проект.

Реалии как таковые

Много лет назад я столкнулся на своем семинаре по обучению управлению проектами с женщиной, которая уже была на нем несколько месяцев назад. После обычных приветствий она рассказала, как ей помогли на практике полученные знания и, в частности, список участников проекта.

Поначалу ее удивило, что для двухмесячного проекта количество имен в этом списке превысило полторы сотни. Но вопреки ее сомнениям оказалось, что ни одно имя не было вписано напрасно. А то, что это было сделано вовремя, позволило ей заблаговременно:

• запланировать, кого и как привлекать к проекту;

• подумать, как отразится непривлечение отдельных лиц;

• посоветоваться с шефом по этим вопросам.

Полагаю, вы самостоятельно сможете продолжить разработку предложенной структуры списка аудитории проекта исходя из особенностей вашей организации.

Не пропустите возможных кандидатов.

Службы обеспечения. По штату они в любом случае участвуют в проекте. Лучше заранее проинформировать их о готовящемся проекте, узнать, какие ресурсы они смогут вам предоставить, и согласовать графики. Перечислим их:

• отдел кадров;

• ОТК;

• юридический отдел;

• отделы сбыта, снабжения и договоров;

• бухгалтерия;

• служба охраны;

• служба материального обеспечения;

• информационные службы.

Потребители или конечные пользователи результата работ проекта. Не всегда возможно внести их в список (например, покупателей товаров широкого потребления), но информацию об их потребностях следует иметь, хотя бы через каких-то представителей.

Как-то крупный американский транснациональный банк проводил многомиллионную модернизацию своей информационной системы. Хотя специалисты плотно работали с европейскими представителями конечных пользователей, работа новой системы закончилась провалом, поскольку вся документация системы велась на английском языке, который был непонятен 90 % банковских пользователей в Европе. Тут сказались и подбор говорящих на английском представителей, и непонимание последних, что они представляют всех своих европейских коллег, не говорящих по-английски.

Люди, обеспечивающие внедрение и эксплуатационную поддержку результирующего продукта. Им предстоит обеспечивать успех проекта после того, как вы умоете руки. Пока есть возможность, привлекайте их к работе, чтобы они смогли заранее изучить то, что будут внедрять, и заодно дать вам дельные советы.

Предположим, вам предстоит организовать ежегодную сдачу крови.

Таблица 7.1. Список участников Дня донора (частичный)