Управление проектами для "чайников"

• поинтересоваться через представителей службы материального обеспечения о критериях выбора;

• выбрать два-три варианта для представления начальнику;

• пригласить на собрание человека с достаточными полномочиями;

• если он занят, перенести собрание на другое время.

Определяйте полномочия каждого участника проекта в такой последовательности.

1. Выясните, какую работу он будет выполнять и какие решения принимать.

Обсудите с каждым его роль в проекте. Будет ли он делать только вверенную ему работу, или ему можно поручить, скажем, составление графиков, смет, разработку методов?

2. Узнайте, какими полномочиями обладает участник для решения предполагаемых задач.

Узнайте, принятие каких решений входит в круг его служебных полномочий. Если какие-либо его решения требуют утверждения, узнайте чьего (не забудьте записать).

3. Спросите, на чем основана его уверенность в своих полномочиях.

На письменном приказе, распоряжении? Или на словах босса в личной беседе? Уверен ли участник в своих полномочиях?

4. Наведите справки.

Поговорите с теми, кто работал с ним раньше. Нет ли у него привычки отказываться от обещаний или отменять приказы?

5. Изменилось ли что-либо в последнее время?

Давно ли этот человек в организации? в группе? на данной должности?

Отслеживайте изменение статуса участников вашего проекта. Предположим, первоначально вы оценивали затраты в 2,5 тыс. долл., выделение которых может санкционировать один из участников, некий Билл из финансовой службы. Если смета работ возросла до 5 тыс. долл., уточните у Билла, есть ли у него полномочия на такую сумму, а если нет, то к кому обращаться.

Глава 8 Распределение ролей и обязанностей

В этой главе…

• Определение полномочий, обязанностей и ответственности

• Выясним, что можно, а что нельзя делегировать

• Как привлечь к ответственности тех, кто по служебному положению вам не подчиняется

• Разработка и применение диаграммы обязанностей

• Как быть с навязчивым опекуном

В команде вашего проекта находятся люди самых разных специальностей, должностей, квалификации из различных подразделений организации. Вам, как и большинству из них, еще не приходилось работать вместе, а сроки, как всегда, сжаты. Кроме того, ряд специалистов заняты также и в других проектах.

Достижение намеченных целей в такой обстановке требует четкого распределения ролей между участниками и ясного понимания всеми своих обязанностей. Вам следует разработать стиль и методы взаимодействия участников проекта, добиться взаимопонимания в команде для обеспечения максимальной производительности и уверенности в результате.

Определение основных положении

Уясните и доведите до всех следующие основные положения отношения к коллегам и порученной работе.

• Полномочия. Право принимать ответственные решения по ресурсам, расписаниям и назначениям работ, основным задачам проекта. Например, право подписать счет на 3 тыс. долл. или перенести отдельную работу на две недели.

• Обязанности. То, что позволяет доверить данному лицу работу. Скажем, возможность положиться на его обещание подготовить доклад к 1 марта.

• Ответственность. Следствие оценки выполнения принятых обязательств. Например, судьба премии по результатам выполнения проекта.