Управление проектами для "чайников"

Несколько лет назад я читал курс лекций служащим разных секций крупной компании по реализации товаров широкого потребления. По стечению обстоятельств, в понедельник утром, перед началом лекций, пришла директива, что отныне и впредь все они являются официальными участниками проектов, в которых работали.

Когда я вошел в аудиторию, они как раз обсуждали, как компания смогла передать эти назначения. При этом по рукам ходил список назначений, "чемпион" которого участвовал сразу в 16 проектах!

На мое изумление они ответили, что участие в этих проектах не доставляет особых хлопот. Участник получает сообщения не чаще одного раза в месяц, возможно, посетит совещание, и иных обязанностей, кроме как оказать при необходимости содействие, не имеет. Почему-то компания решила назвать их участниками проектов, в которых они в действительности не работали как члены команды.

Как только вы определили состав участников проекта, примите меры по становлению коллектива и трудовых взаимоотношений. С самого начала разработайте и доведите до всех следующую информацию.

• Результаты — как общие для коллектива, так и для каждого персонально.

• Роли — персональные назначения.

• Производственные процессы — методы выполнения участниками своих задач.

• Взаимодействие — трудовые и личные взаимоотношения.

О личных u общих достижениях

Уровень трудовой отдачи каждого участника проекта обеспечивается уверенностью, что общий успех станет и его личным профессиональным достижением. Чтобы укрепить и развить такое отношение, сделайте следующее:

• обсудите причины возникновения проекта и значения ожидаемых результатов, а также какой и для кого он представляет интерес;

• объясните, как результаты проекта повлияют на престиж всей организации;

• подчеркните, как успешное выполнение проекта скажется на росте и благополучии организации;

• оцените, какое влияние окажет успех проекта на служебный рост участников.

Личные достижения участников, конечно, не являются целью проекта, но такую возможность он дает. Пусть каждый стремится в процессе выполнения работ совершенствовать свои знания и навыки, познакомиться с интересными людьми, повысить свое положение в организации. (Как сформировать и поддерживать мотивацию участников проекта читайте в главе 12.)

Определение ролей участников

Ничто так не разочаровывает, как провал совместной работы заинтересованных людей. Без координации деятельности выполнение одних задач будет дублироваться, а других — даже не начнется. Дело будет продвигаться медленно, а его исполнители станут подыскивать себе другую работу.

Чтобы избежать крушения планов, нужно правильно распределить работы и обязанности. Кроме распределения задач, следует установить ответственных за их выполнение, которые различаются по степени возложенной ответственности.

• Основной — обязан лично обеспечить выполнение данной задачи.

• Помощник — обязан выполнить определенную часть задачи.

• Утверждающее лицо — утверждает результаты определенной задачи.

• Консультант — проводит при необходимости экспертную оценку.

• Приемщик — лицо, принимающее результаты проделанной работы.

Удобно начинать обсуждение распределения ролей с участниками, имея диаграмму обязанностей как часть общего плана. Поощряйте работников проявлять активность в обсуждении. (Подробно о диаграмме обязанностей — в главе 8.)

Определение порядка совместной работы участников

Разработайте хотя бы такие процедуры и методы совместной работы.

• Постоянное общение. Следует установить порядок и средства обмена информацией. Другими словами, что обсуждать устно, а что документировать; регламент использования электронной почты, расписание совещаний и т. п.