Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Независимо от того, какую работу вы выполняете, являетесь ли менеджером или администратором, в какой организации и в какой области работаете, – у вас, несомненно, много разных задач; возможно, слишком много. Они различны по своей природе и сложности и подразумевают различные временные рамки на их выполнение. Они варьируют от составления письма или отчета до планирования переезда всей организации в новые офисы или запуска нового продукта. Более того, вам, скорее всего, приходится заниматься кучей дел одновременно, а также разбираться с пересекающимися, возможно, противоречащими друг другу приоритетами. Часто работа напоминает жонглирование факелами, и ваш «охват» – это то, сколько факелов вы можете удерживать одновременно – является важным аспектом вашей эффективности. Если вы превысите свой охват, то, как жонглер, вы рискуете уронить не один факел, а несколько. Рассмотреть эффективное управление нам поможет классификация множества элементов. Конечно, для этого существует много способов, но только четыре категории вносят некоторый порядок в картину.

1. Планирование. Это обязательное условие для всех действий. Многие задачи подразумевают исследования, разработку, анализ и тестирование. Эта область может также включать консультации, в конечном счете передачу планов и, конечно же, является ключом к принятию решений.

2. Реализация. Проще говоря, выполнение дел – любых – будь то нематериальные (из которых ключевым является принятие решений) или материальные дела. Конкретные задачи делятся на два вида:

• во-первых, индивидуальные задания. Они стоят отдельно. Они могут быть объемными или мелкими. Например, письменным заданием может быть как составление двухстрочного электронного письма, так и двадцатистраничного отчета;

• во-вторых, такие задачи, где ряд тесно связанных действий в совокупности способствуют достижению общего результата. Подобные задачи могли бы включать в себя переезд в другой офис, и такие действия лучше наглядно представлять, а не описывать, – например через блок-схемы, которые помогут вам продуктивно поработать и сэкономить время. Задачи в обеих категориях вполне могут быть связаны с планированием деятельности в любом масштабе.

3. Мониторинг и контроль. Проверка вполне может быть необходима, чтобы все делалось наилучшим образом и приносило желаемые результаты. Проверка может быть упрощенной: например, редактирование набросков отчета или загрузка документа в программу проверки орфографии. Или она может быть сложной, как и многие системы финансового контроля.

4. Общение и взаимодействие с людьми. Это явно перекликается с остальными тремя категориями деятельности и свойственно работе практически каждого. Лишь немногие, если таковые имеются, работают изолированно от других, и для большинства, будь то инструктаж или отчетность, встречи или другие формы взаимодействия с людьми, являются неотъемлемой частью их работы и занимают большую часть их времени.

Во всех четырех категориях будет или должна быть прочная связь с целями и достижением результатов. Все задачи и действия должны быть сосредоточены на общих целях, и часто они не имеют большого значения сами по себе. Эффективность в конечном итоге измеряется достижениями. Тайм-менеджмент не должен рассматриваться просто как способ выполнения большего объема работы в имеющееся время, хотя это может быть его частью; он должен играть важную роль в обеспечении желаемых результатов. Это может быть и клише, но не следует забывать, что процесс никогда не следует путать с достижением. Имея это в виду, мы можем перейти к анализу текущей трудовой деятельности.

Оценка текущей трудовой деятельности

Вы можете думать, что знаете, как работаете; возможно, даже чувствуете, что слишком хорошо знаете, – включая все подводные камни. Но не впадайте в заблуждение, полагая, что детальное рассмотрение того, как вы работаете, является пустой тратой времени.

Улучшение чего-либо подразумевает определение того, как дела обстоят сейчас. Это будет показателем, по которому можно судить, в каком направлении нужно двигаться. Кроме того, такой анализ может дать ценную информацию о том, что именно можно улучшить, и поэтому изменения произойдут с большей вероятностью. Такой подход к тайм-менеджменту, безусловно, верный, потому что в этой области можно легко поддаться самообману. Если я спрошу, не проводите ли вы слишком много времени на совещаниях, вы вполне можете согласиться. А тратите ли вы время на ненужную работу с документами и общение? Вы плохо организованы? Такие вопросы, скорее всего, заставят нас защищаться, и это понятно. Вы, без сомнения, работаете эффективно, но в каких-то аспектах вашу работу можно улучшить. Для большинства людей дополнительное время было бы ценным ресурсом, чтобы выполнить свои задачи и обязанности. Для большинства это так.