Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Чтобы добиться ощутимых перемен, вам нужно пересмотреть собственные методы и условия работы и понять, на что вы сейчас тратите время. В сложной работе приходится заниматься многими видами деятельности.

Упражнение

Следующий раздел «На что тратится время сейчас» будет основой для упражнения. Можно самостоятельно разобраться в том, как вырабатывались ваши нынешние методы работы, или же воспользоваться советами, которые помогут вам более развернуто провести оценку. Какой бы способ вы ни выбрали, чтобы эффективно применять методы тайм-менеджмента, нужно честно признаться себе, как успешно вы справляетесь в данный момент.

На что тратится время сейчас

Есть два способа рассмотреть этот вопрос.

Рисунок 2.1.Планирование ограниченного «планового времени»

80 % Реактивное время

20 % Плановое время

Первый – это оценить вашу работу, хотя бы приблизительно. Это проще всего сделать в процентном выражении на круговой диаграмме (см. рисунок 2.1).

Слева находится круговая диаграмма, где выделено реактивное время (например, обработка запросов на продажу), которым нельзя пожертвовать, и плановое время, необходимое для других задач. Правая часть рисунка показывает, как можно измерять ваши конкретные задачи (перечисляя все и вся с точки зрения вашей категории работы).

Второй способ – завести журнал времени (см. рисунок 2.2), чтобы получить гораздо более точную картину, – буквально записывая то, что вы делаете в течение дня, и делая это по крайней мере в течение недели, и даже дольше, если вы можете (необходимость все записывать займет всего несколько секунд, но нужно делать это подробно).

Мало у кого получалось вести журнал и не открыть для себя что-то новое: например, понять, что на некоторые дела они тратят гораздо больше времени, чем думают, либо наоборот, что тратят меньше времени, чем полагают, но первый случай типичнее. В результате можно понять, что нужно пересмотреть очевидные вещи.

Опять же, при использовании простой круговой диаграммы на втором этапе этого анализа будет полезным написать, как вы представляете себе идеальную разбивку времени. Тогда вам будет понятнее, к каким результатам вы стремитесь. Возможно, вам стоит выполнить это задание, прежде чем продолжить читать дальше.

Это поможет вам понять, в каком направлении двигаться, а также вам будет легче отследить, есть ли положительный эффект от проделанных действий. Если параллельно учитывать и остальные моменты, то вам будет ясно, можно ли принять меры для улучшения ситуации и относятся ли они к областям, которые являются важными для вас. Имея все это в виду, мы обратимся к тому, что является основой тайм-менеджмента и, возможно, его наиболее важным принципом.

Рисунок 2.2. Журнал учета личного времени (пример)

Планируйте работу и разрабатывайте план

Конечно, для реального прогресса в тайм-менеджменте нужен план. Он должен быть в письменной форме, и вам нужно регулярно его пересматривать и обновлять; большинство людей делает это ежедневно. Повторюсь: письменный план, регулярная проверка и обновление. Таким образом, это то, что иногда называют скользящим планированием. Если регулярно его вести, то оно будет отображать объем вашей рабочей нагрузки в любой конкретный момент. Таким образом, оно должно точно и полностью показать ваш план работы на ближайшее будущее и дать представление о том, что вас ожидает дальше. По мере того как вы будете заниматься планированием, некоторые вещи будут понятны, например, когда нужно будет подготовить и сдать годовой бюджет. Другие области менее ясны, и, конечно, многого нельзя предвидеть заранее. В самом простом виде такой план – это просто список дел. Он может включать в себя:

• ежедневный план;

• еженедельный план;

• обязательства, которые появляются регулярно (еженедельно, ежемесячно или ежегодно);

• план на предстоящий месяц (возможно, связанный с графиком планирования).