Внимание самому важному. От стресса и хаоса к осмысленности и концентрации

• Подводите итоги. После обсуждения плана действий назначьте исполнителей и определите сроки выполнения задач. Просите информировать вас о ходе работ в промежутках между встречами. Собрание без понятных итогов – пустая трата времени.

• Напоминайте о целях. Объясняйте членам команды, каким образом собрание способствует достижению общих целей. Если оно этому не способствует, отмените его.

• Сосредоточьтесь на стратегии. Помните о том, какие задачи стоят перед командой и компанией, и регулярно повторяйте их вслух.

• Отменяйте совещания. Если у вас нет нужной информации для принятия коллективного решения или один из ключевых исполнителей не сможет прийти, отмените встречу.

• Сокращайте время собрания. Сократите вдвое запланированное время встречи. Попробуйте уложиться в тридцать минут вместо часа, в пятнадцать вместо тридцати. Это очень мобилизует силы.

• Откажитесь от гаджетов. Перед началом встречи попросите всех отключить и убрать телефоны.

• Используйте режим видеоконференции, если личное присутствие участников невозможно. Я предпочитаю видеосвязь аудиоконференциям: так вы поддерживаете зрительный контакт с сотрудниками и они не смогут отвлекаться на посторонние дела. Простые и эффективные инструменты для видеоконференций также позволяют записать и позже просмотреть встречу.

• Совмещайте беседы и прогулки. Стив Джобс предпочитал разговоры «на ногах». По утверждению CNNMoney, «он любил беседовать во время долгой совместной прогулки». Владелец Facebook Марк Цукерберг и создатель Twitter Джек Дорси тоже известны любовью к такому формату общения.

• Подавайте пример. На собраниях проявляйте намеренное внимание, которое хотели бы видеть и от сотрудников:

○ Спрячьте гаджеты.

○ Слушайте глазами. Следите за беседой, задавайте уместные вопросы, настаивайте на развернутых ответах.

○ Проявляйте внимание позой, жестами, интонацией; делайте пометки.

Во сколько всевозможные встречи обходятся вашей компании? Журнал Harvard Business Review даже разработал онлайн-калькулятор для расчета стоимости собраний, который можно найти по адресу: https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator.

Иллюстрируйте свои идеи наглядными примерами

В своих рассказах я часто оперирую моделями и схемами. Нет, речь идет не о супермоделях на подиуме. Я имею в виду контекстуальные модели. Этот прекрасный инструмент позволяет с максимальной точностью донести мысль до аудитории, подчеркнуть ключевые пункты, защитить свою интеллектуальную собственность и задать систему координат для дальнейшего обсуждения. Широко известны «квадрат планирования» Стивена Кови (срочное/важное), а также пирамида здорового питания, которой пользуются диетологи.

Удачная контекстуальная модель упрощает даже самые сложные понятия, причем это еще и прекрасный способ привлечь внимание, поскольку благодаря наглядности она легко вписывается в любое изложение. Контекстуальная модель воспринимается одновременно и правым, и левым полушарием мозга. А в коллективе всегда найдутся и логики, и визуалы. Логикам она дает необходимые данные, чтобы принять решение, при этом изображает их наглядно, как требуется визуалам. Воистину увидеть – значит поверить!

Ниже вы найдете мой четырехступенчатый алгоритм для создания контекстуальных моделей. Руководители часто просят меня подобрать схему для организационных рассылок. Предпринимателям бывают нужны модели для уникальных авторских разработок. А я люблю устраивать блиц-интервью во время лекций. Очень интересно бывает пригласить одного из слушателей на сцену и забросать вопросами, а потом р-р-раз! – и создать контекстуальную модель для этого человека прямо на глазах у изумленной публики.

У меня есть невероятно талантливые друзья, например Джадсон Лейпли – знаменитый создатель первого вирусного видеоролика на YouTube «Эволюция танца»; певец и композитор из Нэшвилла Патрик Генри, который выступает на радиостанции Sirius с импровизациями по заказу слушателей – всегда очень меткими и смешными; Джон Петц, который сопровождает бизнес-тренинги самыми настоящими волшебными фокусами. У них всегда получается удивить публику. Я не умею петь и танцевать, по крайней мере при всех, поэтому мой волшебный фокус – контекстуальные модели.

Правильная контекстуальная модель подчеркнет главную мысль выступления, ускорит объяснение, привлечет и удержит внимание слушателей. А как ее создать?