Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

6:15 – проснулся, принял душ.

6:47 – оделся, позавтракал.

7:14 – сел в автомобиль и отъехал от дома.

7:49 – сел за стол, прочитал список предстоящих на сегодня дел, определил приоритеты на день.

8:10 – сходил в туалет, налил кофе.

8:28 – вернулся и сел за стол, открыл электронную почту.

8:29 – начал писать ответ на письмо менеджера.

8:40 – разговаривал по телефону с Джонсом.

9:15 – продолжил писать ответ менеджеру.

9:25 – встал, чтобы поговорить со Смитом.

И так далее. При правильном использовании такой журнал может стать отличной проверкой реального состояния дел и источником идей о том, как значительно повысить эффективность управления временем. Этот простой инструмент принесет пользу любому человеку, и уж точно сотруднику, которому никак не удается не выбиваться из рабочего графика. Предложите ему начать вести журнал учета времени и приносить его на ваши регулярные встречи. Используйте записи из журнала, чтобы научить подчиненного находить способы для устранения всего, что заставляет его бесполезно тратить время, четко определять приоритеты, составлять реалистичные графики и соблюдать их.

Как быть с подчиненными, которые постоянно срывают дедлайны?

Управление сотрудником, работающим с условием соблюдения крайних сроков, несколько отличается от управления теми, кто трудится по стандартному графику. Если перед человеком ставится четкая цель, которую он обязан достичь в строго определенное время, менеджер, как правило, может предоставить этому работнику существенно большую свободу действий при распределении рабочего времени. В этом случае сотруднику нередко приходится работать больше, чем если бы он трудился по стандартному графику, зато он, скорее всего, наслаждается и большей гибкостью. Впрочем, надо признать, управлять такой гибкостью бывает довольно трудно. Без четкой структуры, обеспечиваемой конкретным расписанием, многим тяжело все время трудиться эффективно и результативно. Вот почему каждому, кто работает не по графику, непременно нужен хороший план.

Если устранить все, что приводит к бесполезным тратам времени, и учесть непредвиденные помехи, 99 процентов сорванных дедлайнов происходят из-за плохо составленного плана. Любой сотрудник, который не всегда успевает выполнить задание в срок, должен первым делом развить навыки планирования. Конечно, вы можете отправить этого человека на специализированные курсы, но вам не обойтись и без того, чтобы посвящать этой теме некоторые из ваших личных бесед, по крайней мере в течение какого-то времени. Обучайте основам планирования, расписывая рабочую деятельность подчиненного на регулярных встречах с ним.

Это вовсе не значит, что вы будете делать за него всю работу по планированию. На самом деле делать это как раз не следует. Просто дайте сотруднику задание принести на следующую встречу составленный им комплексный план основных дел и проектов, а потом проработайте его вместе, предлагая по ходу обсуждения свои замечания и рекомендации. Выберите наиболее важные для этого подчиненного цели и по очереди обсудите их, в ходе разговора разбейте их на промежуточные, а те – на еще более мелкие цели и сроки. Далее проанализируйте эти небольшие цели и сроки и наметьте конкретные действия, необходимые для достижения каждой. Составьте также четкий график выполнения этих действий. В результате вся рабочая деятельность сотрудника будет представлена в виде реалистичного поэтапного плана.