Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Мы определили четыре наиболее распространенные проблемы в общении на рабочем месте, с которыми сталкиваются современные менеджеры.

1. Сотрудники слишком много общаются в неподходящее время.

2. Сотрудники постоянно отрывают коллег, а также вас от работы.

3. Сотрудники неэффективно используют электронные средства коммуникации.

4. Сотрудники не умеют правильно вести себя на собраниях и совещаниях.

Давайте подробнее рассмотрим каждую из этих проблем и их наиболее эффективные решения.

Сотрудники слишком много общаются в неподходящее время

Есть два типа неисправимых болтунов. Во-первых, это те, кто, начав говорить, не останавливаются даже тогда, когда большинство закончили бы свою речь. Эти люди на все имеют собственное мнение и всегда готовы им поделиться. Они слишком много говорят и мало слушают практически в каждом разговоре, где принимают участие. Они нередко высказываются по вопросам, в которых явно не разбираются, и вмешиваются в обсуждения без приглашения, даже в присутствии большого начальства, которому крайне редко по душе подобные откровения подчиненных. А еще болтуны такого типа любят всех перебивать (об этом мы поговорим чуть позже).

Таким сотрудникам надо прямо сказать, чтобы они перестали так много говорить в неподходящие моменты. Однако знайте, что ваш совет принесет намного больше пользы, если вы научите такого человека тому, что следует делать вместо того, чтобы постоянно вмешиваться. Посоветуйте ему начать чаще и более внимательно и целенаправленно слушать других, разрешать им высказывать свое мнение, молча пережидать неловкие затянувшиеся паузы, позволяя прервать молчание кому-то другому, и завести привычку сначала записывать и обдумывать свои мысли и только потом объявлять их во всеуслышание.

Второй тип болтунов представляют собой сотрудники, у которых затянулся перекур. Довольно трудно заставить их сосредоточиться на работе. Кроме того, они часто отвлекают других, устраивая и им дополнительные незапланированные перерывы. Иногда люди ведут себя так просто из-за беспечности, но порой и нарочно. В любом случае справиться с такими болтунами довольно просто. Следите за тем, чтобы они были постоянно заняты делом. Повысьте норму выработки. Научите их заменять перерывы конкретными задачами с жестким дедлайном. А их коллег научите бороться с болтовней. Заметив, что такой сотрудник опять кого-то отвлекает, остановите его. Письменно фиксируйте такие моменты. Следите за этим подчиненным и, если он не изменит своих привычек, постарайтесь от него избавиться.

Гораздо более сложный случай – вдумчивые и действующие из лучших побуждений сотрудники, которые тем не менее постоянно отвлекают коллег и мешают им работать. Как правило, они делают это непреднамеренно, из-за отсутствия подготовки и умения сосредоточиться в момент общения: и в личных беседах, и при коммуникации посредством электронных средств, и во время общих собраний.

Сотрудники постоянно прерывают коллег, а также вас от работы

Такие люди тоже делятся на две категории. Во-первых, это те, кто постоянно влезает в чужой разговор. Почти всегда это те же, кто слишком много говорит (о них рассказывалось выше), а как с ними поступать, вы уже знаете.

Во-вторых, это люди, которые постоянно стараются поймать вас и вовлечь в спонтанную незапланированную дискуссию. Очевидно, самым действенным способом исправить положение в данном случае будет регулярный и четко структурированный диалог. Если все члены команды привыкли к личным встречам с менеджером, направить того, кто постоянно всем мешает, на истинный путь будет намного проще. Большинство сотрудников уже обладают определенными навыками и опытом общения. А тех, кому пока еще трудно говорить на работе только по делу, специально и целенаправленно обучайте этому до тех пор, пока они не начнут применять на практике основополагающие принципы эффективного общения, перечисленные ниже.

• Всегда завязывайте разговор, имея четкий план и перечень вопросов, предложений и конкретных проблем, требующих совместного решения.

• Если возможно, старайтесь выбирать для общения одно и то же время и придерживаться этого графика. Если же встречу нужно перенести, назначьте новое время и впредь, по мере возможности, придерживайтесь его.

• Личное общение всегда предпочтительнее разговора по телефону, но, если это единственная возможность обсудить вопрос, не позволяйте беседе уйти в сторону. И непременно отправьте до и после звонка электронное письмо с кратким поэтапным планом и описанием разговора. Особенно важны письма, отправленные после звонка. Если нет возможности заниматься такой перепиской самостоятельно, поручите ее одному из непосредственных подчиненных.

• Если можно общаться лично, старайтесь проводить эти встречи в одном и том же месте. Выберите подходящее место: рабочий кабинет, конференц-зал или другое. Эти встречи должны войти в привычку, собеседник должен чувствовать себя на них максимально комфортно.