Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Если хотите сразу же решить добрую половину подобных проблем, потребуйте, чтобы неорганизованный сотрудник прошел переподготовку. А потом во время личных бесед убеждайтесь, что он применяет новые знания на практике, и помогайте ему в этом. И помните, что поначалу подчиненный наверняка будет выражать недовольство, но, как только полностью обучится и привыкнет использовать систему, он непременно признает ее пользу, став намного более организованным человеком. Отчего выиграете и вы, его менеджер, и все, кто с ним работает.

Задача несколько усложняется, если сотрудники сталкиваются с трудностями при использовании давно и прочно внедренной, но по-настоящему чудовищной системы управления информацией. К сожалению, я неоднократно видел компании, в которых значительная часть повседневной работы неразрывно связана с применением устаревшей системы, перегруженной и неуклюжей до такой степени, что она не только не помогает пользователям справляться с работой, но и мешает этому. В результате люди постоянно борются с разными проблемами, жалуются на систему и зачастую объясняют все свои просчеты и ошибки ее недостатками. Что же делает в такой ситуации менеджер? Очевидно, присоединяется к хору голосов, настоятельно призывающих к внедрению новой системы. Но ему стоило бы также подумать о том, почему некоторым сотрудникам удается использовать эту ужасную систему значительно эффективнее, чем другим? Какой бы скверной она ни была, некоторые люди явно способны выжать из нее максимум и достигают намного лучших результатов, чем остальные.

Убедитесь, что используемые методы четко описаны и задокументированы, чтобы им можно было обучить и других. Вам необходимо сделать так, чтобы все сотрудники изучили этот передовой опыт и могли извлекать из не слишком эффективной системы управления информацией максимальную пользу. В беседах с недостаточно успешными пользователями системы настаивайте на том, чтобы они изучали подход коллег и практиковались. Возможно, вам удастся убедить некоторых опытных пользователей стать наставниками для менее преуспевающих сотрудников. Может, руководству потребуется по-настоящему сплотить войска, чтобы увлечь людей идеей повышения эффективности использования этой чудовищной системы, существующей в вашей организации.

К счастью, даже наихудшая система лучше, чем ее полное отсутствие. Можно со стопроцентной уверенностью утверждать, что неорганизованному сотруднику нужно учиться эффективнее использовать любые имеющиеся в его распоряжении технологии. Если же системы вовсе не существует, стоит ли удивляться, что он так плохо организован? Вы можете возразить, что некоторые люди умудряются оставаться организованными самостоятельно, без чьей-либо помощи. Все дело в том, что они изобретают собственные системы для сбора и управления информацией.

Таким образом, если вы решили разработать и внедрить новые системы, возможно, в первую очередь вам стоит изучить передовые методики, которые самостоятельно применяют ваши наиболее организованные сотрудники. Какие созданные ими системы помогают им в этом? Вероятно, вы могли бы скопировать их и использовать для всего остального коллектива.

Может случиться так, что вам придется работать с неорганизованным сотрудником один на один в попытке создать систему, которая поможет ему. В таком случае не пытайтесь изобретать колесо. И не старайтесь изменить все сразу. Сосредоточьтесь на основах.

Эффективность управления информацией всецело зависит от того, как ее сохраняют для дальнейшего использования. По сути, это просто означает строгий учет:

• информации (ресурсов), к которой приходится регулярно возвращаться;

• информации, предназначенной для передачи другому человеку;

• информации, к которой нужно будет вернуться в какой-то момент в будущем.

Самая сложная часть задачи – научить сотрудников определять, какую информацию необходимо фиксировать и сохранять, и делать это так, чтобы ею потом было легко и просто управлять. Это требует практики – в идеале регулярной практики под руководством хорошего наставника. Конкретные решения будут зависеть от ситуации, и их нужно выявить и обсудить совместно с подчиненными.

Наши исследования показали, что, если менеджеру удается выработать у сотрудников привычку вести записи, те становятся значительно более организованными, о чем свидетельствуют показатели процента ошибок, связанных с неэффективным управлением информацией. Регулярное ведение заметок – на бумаге или в электронном виде – безусловный ключ к успеху. Какая бы система вами ни использовалась, если сотрудники привыкли делать записи, они лучше понимают, какая информация заслуживает внимания и как ее следует фиксировать перед, во время и после индивидуальных бесед или общих собраний.