Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Как уже говорилось, постоянные изменения – новая константа современности. Их придумали не мы с вами. При изменении обстоятельств требования, как правило, тоже меняются. И это лишь очередная причина, по которой менеджеру стоит регулярно контактировать с каждым подчиненным и постоянно обеспечивать своих сотрудников поддержкой, советами и указаниями, задавая вопросы:

• Что в вашей работе никогда не меняется? Каковы ее константы?

• Что может измениться в ближайшее время? Какими способами мы можем к этому подготовиться?

• Какие изменения происходят прямо сейчас?

• Что в настоящее время остается неизменным?

• Что это означает для вас сегодня, завтра, на этой неделе, в следующем месяце?

Задача менеджера № 22: Когда приходится управлять в условиях ограниченности ресурсов

«У нас недостаточно ресурсов [инструментов, информации, людей, денег, материалов, места, времени], чтобы выполнить работу на максимально высоком уровне», – говорят некоторые из ваших подчиненных, и вы нередко думаете, что они, безусловно, правы. Что же можно сделать в этих обстоятельствах?

Разумеется, выполнение любого задания, проекта, обязанности требует целого ряда ресурсов, и, когда эти средства ограничены, конкуренция за них, как внутренняя, так и внешняя, очень велика. На современном рабочем месте от человека ожидают большей результативности при меньших затратах: «Мы поднимаем планку вашей эффективности, но урезаем бюджет». К сожалению, иногда экономия становится уж слишком экономной. Без всех необходимых ресурсов подчиненным крайне трудно выполнить работу на должном уровне. А иногда средств явно недостаточно, но и ваши подчиненные, и вы понимаете это слишком поздно. И этому нет оправдания.

Каждый раз, назначая человека работать над новым проектом, давая ему новое задание или делая за что-то ответственным, вы обязаны спросить себя: имеет ли этот сотрудник доступ к необходимым для выполнения порученной работы средствам? Сделайте планирование ресурсов неотъемлемой частью вашего постоянного личного общения с каждым подчиненным.

Обучите людей искусству инвентаризации своих потребностей в средствах. Спросите их: «Как вы считаете, какие основные ресурсы вам необходимы, чтобы выполнить этот проект или задание?» Эту нехитрую привычку совсем несложно сделать неотъемлемым компонентом бесед с подчиненными. Вам нужно регулярно обсуждать с сотрудниками ресурсы, в которых они нуждаются или которые хотели бы иметь, а также то, на какие средства они фактически могут рассчитывать. Люди нуждаются в руководящем участии и направлении, а порой в помощи или прямом вмешательстве.

Наши исследования показали, что практически все потенциальные ресурсы, которые могут потребоваться сотруднику, укладываются в не слишком длинный список.

• Рабочее пространство.

• Снабжение.

• Материалы.

• Оборудование.

• Транспортировка.

• Информация.

• Производственный процесс.

• Техническое обслуживание.

• Персонал.

• Талант.

• Тренинги.

• Коммуникации.

• Сотрудничество.

Вы можете использовать этот список в качестве вспомогательного инструмента при подготовке к обсуждению и планированию потребностей подчиненных в ресурсах. Если он вам не вполне подходит, не пожалейте времени на то, чтобы обдумать, в каких средствах нуждаются ваши сотрудники для выполнения их задач, и составьте собственный перечень, которым будете пользоваться во время регулярных диалогов с коллективом.

Впрочем, какой бы список вы не использовали, составленный вами или приведенный выше, есть один ресурс, без которого не удается обойтись никому и никогда. Это время. Если вы хотите научить сотрудников самостоятельно составлять хорошие комплексные планы ресурсов для каждой порученной им задачи, задания или проекта, непременно научите их включать в эти планы достаточно времени между подачей заявки на каждый ресурс и ее выполнением. Иначе говоря, они должны учитывать период, необходимый для подготовки, получения и обработки каждой заявки на любые запрошенные средства. В современных условиях уметь создавать такую временную шкалу чрезвычайно важно, и в большинстве случаев это требует овладения искусством, которое я называю «исследованием цепочки поставок».

Одни ресурсы найти и получить проще, другие сложнее. После того как вы и ваш сотрудник определите, какие средства ему потребуются, нужно выяснить, доступны ли они, и если да, то где их взять, по какой цене и какой при этом использовать процесс. Можно позволить подчиненному провести такие исследования самостоятельно, а потом вместе с ним в деталях обсудить каждый аспект.

• Какие источники подскажут, есть ли в наличии нужный ему ресурс?

• С помощью какого процесса он сможет получить этот ресурс?

• Каким, скорее всего, будет время между подачей заявки на ресурс и ее выполнением?

• Что он должен делать, если столкнется с проблемами при получении ресурса?