Всё! Доводи до конца

Знаю, что к офису без бумажной волокиты долгое время стремились очень многие, включая меня, особенно после того, как на смену печатным машинкам пришли компьютеры. Также с появлением виртуальных хранилищ, включая такие сервисы, как Dropbox и Microsoft OneDrive, стало гораздо легче хранить копии электронных документов. Теперь можно выбирать, распечатывать документы на бумаге и устраивать беспорядок из бумаг, которые потом еще необходимо расфасовать по папкам, или же не делать этого.

По крайней мере, я так всегда говорю до тех пор, пока не возникнет необходимость найти какой-либо файл на диске компьютера, внешних дисках или в моем виртуальном облаке, — тогда я испытываю сильнейшее чувство благодарности, что распечатала копию файла и она лежит в папке.

Вы должны решить, как будете работать с документами, но вот главное, что нужно усвоить относительно работы с документами, даже если они хранятся у вас в электронном виде: вам от них никуда не деться. Если вы не успеете подготовить документы для проекта, над которым работаете, или не сохраните важную электронную копию в одном или нескольких местах на всякий случай (вдруг полетит жесткий диск на компьютере и не удастся его восстановить), то вы сильно расстроитесь. В зависимости от того, что вы потеряли или куда-то переложили, ваша работа может застопориться на часы, недели или даже годы.

Существенно важно наладить такую систему работы с вашими документами, найти такой способ хранения файлов в электронном виде, который подойдет именно вам. Есть множество вариантов. Некоторые предпочитают работать в онлайн-программах на платной основе, чтобы упорядочивать свои данные и файлы. Если вас такой способ устраивает, выберите его.

Придумайте стандарт для оформления названий файлов, чтобы впоследствии было легче их найти. Резервное копирование, резервное копирование и еще раз резервное копирование — вот совет, к которому вы должны прислушиваться, ибо существует масса вариантов утраты или стирания файлов, особенно если вы не держите запасную распечатанную копию.

Я обычно сама себе отправляю важные файлы; таким образом, у меня есть еще один способ хранения копии, которую будет легко отыскать в случае необходимости.

Обработка писем, сообщений и звонков

Еще один аспект такой «эпидемии» незавершенных дел, который я наблюдала, касается тех, кто забывает перезвонить, ответить на SMS-сообщение или письмо. Это что-то вроде танца, в котором два партнера взаимодействуют друг с другом, когда общаются. Ответить на SMS, письмо или звонок — часть такого танца. И хотя порой ответа не требуется — да, такое случается, когда разговор уже завершен, отвечать не надо и ответа не ждут, — но по большей части реакция в виде ответного сообщения требуется и ожидается.

Отвечая на письмо, перезванивая, если вам оставили голосовое сообщение, или отвечая на SMS, вы позитивно завершаете диалог. Можно использовать различные способы коммуникации. Написать письмо в ответ на голосовую почту или перезвонить в ответ на SMS. Но всегда должна быть какая-то реакция на коммуникацию другой стороны, в противном случае этот обмен окажется незавершенным.

После того как мы обсудили здесь «большие» задачи — от написания книги до подготовки выездного совещания, — такие дела, как реагирование на каждый телефонный звонок, SMS-сообщение или письмо, на первый взгляд кажутся незначительными моментами. Но слишком часто случается, что подобные мелочи перерастают в недопонимание, потерю друга, ослабление деловой связи.

Другой вариант — когда люди знакомятся на конференции или деловой встрече и там договариваются о следующей встрече. Одна или обе стороны могут или нарушить эту договоренность, или нет. Если встреча так и не состоялась, то договоренности считаются невыполненными. Изначально многообещающее и вдохновляющее взаимодействие теперь дрогнуло и пошатнулось. Без завершения того, что было решено на первоначальной встрече, ее можно считать пустой тратой времени. Мало того, что вторая встреча маловероятна, — вы еще и рискуете снискать репутацию человека, который не держит слово, прослыть болтуном, а не человеком дела.

Много лет назад я принимала участие в семинаре, посвященном вторичным авторским и зарубежным правам. Даже несмотря на то, что я сама преподаю эти темы и устраиваю семинары по ним, мне иногда бывает интересно, чему учат и о чем рассказывают мои коллеги.

Один из участников поделился с остальными присутствующими менеджерами по правам и издателями тем, что он часто бывает разочарован, когда приходит на книжную выставку: каждый раз его заваливают приглашениями на различные встречи. У него всегда образуется огромная очередь из запросов, на которые нужно ответить, и он их всё время откладывает в сторону. Ведь чтобы их обработать, требуется столько времени! Он подавлен подобными трудностями.

Дать ему ответ было нелегко. Очевидно, что один из способов, к которому можно прибегнуть, — поручить кому-то обрабатывать эти приглашения. Но, судя по словам этого человека, он единственный в компании, кого ими заваливают.