За кулисами саммита «Группы восьми» в Санкт-Петербурге

В состав рабочих групп входили представители всех структур, задействованных в подготовке встречи лидеров «восьмерки» от руководителей до ответственных исполнителей. При этом ответственные исполнители от подразделений Администрации Президента входили, как правило, в две или три рабочие группы одновременно, охватывая взаимодействующие направления подготовки.

Кроме того, в интересах повышения уровня взаимодействия в деятельности каждой рабочей группы, как правило, принимали участие представители других рабочих групп, решающие смежные проблемы.

Сформировав вышеперечисленные рабочие группы, Оргкомитет обеспечил возможность своевременного предоставления командам исполнителей и другим вовлеченным в процесс подготовки сторонам необходимой информации в понятном для каждого уровня исполнителей формате, минимизировав корпоративные деформации при передаче управленческих импульсов от Оргкомитета до группы исполнителей.

Созданные таким образом многоуровневые коммуникации для всех структур, участвующих в подготовке и обеспечении мероприятий саммита «Группы восьми», способствовали активизации взаимодействия между ними.

В соответствии с протокольным решением Оргкомитета все рабочие группы разрабатывали и представляли на утверждение Оргкомитета концепции своей деятельности, а свою текущую деятельность строили на основании планов, согласованных с руководителем секретариата Оргкомитета.

В октябре 2005 года было проведено первое выездное совещание Оргкомитета в Санкт-Петербурге, на котором рассматривались конкретные вопросы подготовки Константиновского дворца и всего государственного комплекса «Дворец конгрессов» к встрече глав государств и правительств восьми ведущих стран мира.

Полезной можно признать практику проведения совещаний по линии секретариата Оргкомитета, проводимых под руководством С.Ю. Вязалова. Как правило, такие совещания проводились на уровне руководителей рабочих групп Оргкомитета и ответственных сотрудников министерств и ведомств, участвующих в подготовке саммита «восьмерки».

На них поднимались проблемные вопросы подготовительного процесса, по которым уже были приняты решения Оргкомитета. В ходе совещаний уточнялся порядок и формат проводимых работ, выяснялись возникшие сложности в выполнении принятых решений и меры по их устранению, потребности партнеров, устанавливались личные рабочие контакты между руководителями рабочих групп и ответственными сотрудниками различных ведомств.

Другой важной задачей таких совещаний была предварительная проработка вопросов, планируемых к включению в повестку дня очередного заседания Оргкомитета. В этих целях на совещаниях в секретариате Оргкомитета рассматривались вопросы о необходимых ресурсах и времени для исполнения работ, их формат, состав исполнителей, порядок взаимодействия, вопросы коммуникации между различными уровнями управляющих структур и другие. Подобная проработка вопросов способствовала качественной подготовке заседаний Оргкомитета, сокращению времени на их проведение и успешной реализации его решений участниками подготовки мероприятий.