Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.

Ресурсы и Запасы времени

К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.

При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:

• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.

• Активное время – (составная часть Общего времени) работа, творчество, учеба, активный отдых. Для себя я установил постоянную норму активного времени в месяц – Т = 200 ч, а именно – 8 часов в день, в месяце активных – 25 дней, суббота и воскресенье – как один день, первые два-три дня месяца – работа в щадящем режиме, больше отдыха, подведение итогов за прошлый месяц. Подробности в 5-й главе на примере месячного плана. Активное время бывает структурированное (упорядоченное) и неструктурированное. Структуризация времени – это распределение его по различным сферам деятельности.

• Пассивное время – сон, ничегонеделание, пассивный отдых, включая перерывы во время активных занятий. 16 часов в сутки.

В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.

Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.

Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?

Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.

Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.

Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи «кредитора», создавая запас.

Запасное плановое время Т_зп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).

Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Т_зп.

Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.

С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.

Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.

Оба зайца убиты одним выстрелом: наши дела не различаются на важные и неважные, а только на большие и маленькие. Приоритеты дел расставлены: они определены временем, которое мы выделяем на них. Маленькие дела помогают отдыхать от больших, на которых мы реализуем себя в полной мере, с настоящим энтузиазмом.

Кстати о погоне за двумя зайцами. Те, кто начал управлять своим временем, очень скоро обнаруживают, что некоторые дела можно выполнять одновременно. Не обязательно быть Цезарем или Наполеоном, чтобы

• убирать квартиру и учить урок, записанный на магнитофонную кассету;